Teammanagement

With a Lucidchart Enterprise account, you can collaborate easily with your colleagues and customize your security settings to best fit the needs of your company.

All of your administrative work will be done in your Admin panel, which you can access by clicking on the TEAM hyperlink in the navigation bar of your documents page.

 

 

 

 

 

Het meeste administratieve werk wordt in het gebruikerspaneel uitgevoerd, zoals het beheren van licenties, het toevoegen en verwijderen van gebruikers en het aanmaken van gebruikersgroepen binnen uw team.

U komt in uw gebruikerspaneel terecht door op de tegel "Gebruikers" op de beheerpagina van uw team te klikken.

Screen_Shot_2017-08-17_at_1.42.03_PM.png

In het gebruikerspaneel klikt u op de knop "+ gebruiker" rechts bovenaan de pagina om gebruikers aan uw team toe te voegen.

U kunt op vier verschillende manieren nieuwe gebruikers toevoegen aan uw Lucidchart-account. Klik op de tabbladen aan de linkerkant van uw scherm om toegang tot deze opties te krijgen.

Via e-mail toevoegen

De eenvoudigste manier om gebruikers aan uw Lucidchart-account toe te voegen, is per e-mail. Typ het e-mailadres van de gebruiker en klik rechts onderaan de pagina op de knop "Aan team toevoegen".

Users-_Add_by_Email.gif

Handmatig toevoegen

U kunt meer persoonlijke informatie aan het account van uw gebruiker toevoegen door aan de linkerkant het tabblad "Handmatig toevoegen" te selecteren. Daar kunt u vervolgens de voor- en achternaam en het e-mailadres van de gebruiker toevoegen, hem aan bepaalde groepen toewijzen en zelfs een wachtwoord instellen. Nadat u deze informatie heeft toegevoegd, klikt u op de knop "Aan team toevoegen" rechts onderaan de pagina om de nieuwe gebruiker aan te maken.

Add_Manually.gif

Via domein toevoegen

Als u met Google geïntegreerd bent, heeft u de optie om gebruikers aan uw Lucidchart-team toe te voegen door een lijst met domeinen uit uw Google-instantie te halen.

Om gebruikers per domein toe te voegen, selecteert u "Via domein toevoegen" uit de tabbladen aan de linkerkant van uw pagina. U krijgt vervolgens een lijst te zien met alle gebruikers in uw Google-instantie die momenteel geen deel uitmaken van uw Lucidchart-account.

Ga naar de kolom "Lucid-gebruiker" om te zien of een gebruiker op dat moment een Lucidchart-account heeft. Bij elke gebruiker wordt een van de volgende drie statussen weergegeven:

  • Ja: De gebruiker heeft momenteel een persoonlijk Lucidchart-account en u kunt hem of haar uitnodigen voor uw account.
  • Wachtend: U heeft deze gebruiker al een uitnodiging gestuurd om lid te worden van uw account.
  • Nee: Deze gebruiker heeft momenteel nog geen Lucidchart-account en u kunt hem of haar direct aan uw account toevoegen zonder een uitnodiging te versturen.

Om gebruikers uit de domeinlijst aan uw account toe te voegen, selecteert u een of meerdere adressen en klikt u op de knop "Aan team toevoegen" rechts onderaan de pagina.

Add_by_Domain.gif

CSV uploaden

U kunt ook onze CSV-importeerfunctie gebruiken om snel een groot aantal medewerkers aan uw Lucidchart-account toe te voegen. Om gebruikers via deze methode te uploaden, moet u eerst een spreadsheet aanmaken zoals hieronder beschreven en dit opslaan als een .csv- bestand. Om dit bestand te uploaden, klikt u op "bestand kiezen", selecteert u de juiste lijst en klikt u op de knop "Aan team toevoegen" rechts onderaan de pagina.

Om een voorbeelddocument te downloaden dat u als een sjabloon kunt gebruiken, klikt u op de link "Voorbeeldbestand downloaden".

Screen_Shot_2017-08-17_at_1.51.20_PM.png

CSV_Upload.gif

Uw Lucidchart-account heeft een bovenliggende groep die alle gebruikers van het account omvat. Binnen deze bovenliggende groep kunt u subgroepen creëren om al uw gebruikers in verschillende afdelingen, regio's of op basis van andere criteria in te delen. Door subgroepen te creëren kunt u uw gebruikers gemakkelijker beheren en is het ook makkelijker om bestanden binnen uw team te delen.

Groepen aanmaken

Om een subgroep aan te maken, klikt u op het potlood aan de rechterkant van de bovenliggende groep in uw gebruikerspaneel. Er verschijnt een pop-upmenu met de opties "Naam team wijzigen" en "Groep aanmaken". Selecteer "Groep aanmaken".

Create_a_group.gif

Teamleden aan groepen toewijzen

Als u eenmaal een groep heeft aangemaakt, kunt u er eenvoudig teamleden aan toevoegen. U kunt dit doen door op de bovenliggende groep te klikken en naar de bovenliggende lijst van teamleden op uw account te gaan. Selecteer de selectievakjes naast de namen van de teamleden die u aan de groep wilt toevoegen en klik daarna op "Bewerken" onder het tabblad "Teams en groepen" aan de rechterkant van uw scherm. Voeg de teamleden aan de groep toe door op de knop "+" naast de naam van de groep te drukken. U vindt de groep terug onder "Huidige groepen". U kunt ook meerdere groepen tegelijk toevoegen. Klik op "Bevestigen".

Add_to_group.gif

Delen naar groepen

Groepsleden kunnen documenten delen met alle groepen waar zij lid van zijn. Iedere gebruiker die aan een groep is toegevoegd krijgt toegang tot alle documenten en vormen die eerder met deze groep gedeeld zijn.

How_to_share_to_groups.gif

Toegang tot gedeelde mappen/documenten

Alle met u gedeelde mappen worden aan de linkerkant van uw documentenpagina weergegeven. U kunt ze herkennen aan het pictogram voor gedeelde mappen. Screen_Shot_2017-08-17_at_2.09.25_PM.png

Afzonderlijke gedeelde bestanden kunt u terugvinden door op de knop "Met mij gedeeld" onder uw mappen te klikken.

Acces_shared_files_and_folders.gif

Uw Lucidchart-account kan uit twee verschillende soorten gebruikers bestaan:

  • Gelicentieerde gebruikers: Deze gebruikers kunnen documenten maken, bewerken en delen.
  • Alleen-lezengebruikers: Deze gebruikers kunnen alle documenten die met hen gedeeld zijn bekijken en van commentaar voorzien, maar kunnen zelf geen documenten aanmaken, bewerken of delen. U mag zoveel alleen-lezengebruikers aan uw account toevoegen als u wilt zonder daar extra voor te betalen.

Opmerking: Veel bedrijven gebruiken deze voorziening om al hun werknemers op Lucidchart te zetten en het platform als een opslagplaats te gebruiken voor al hun bijgewerkte processen en grafieken.

Het filteren van soorten gebruikers

U kunt de verschillende soorten gebruikers op uw account snel onderscheiden door op het dropdownmenu "Alle gebruikers" links op het gebruikerspaneel te klikken en de weergave te selecteren die u wilt bekijken. U kunt de volgende groepen gebruikers bekijken:

  • Alle gebruikers: Alle gebruikers ongeacht het type licentie dat ze hebben.
  • Gelicentieerde gebruikers: Alleen gebruikers met een Lucidchart-licentie.
  • Alleen-lezengebruikers: Alleen gebruikers die geen Lucidchart-licentie hebben.
  • Wachtende uitnodigingen: Personen die zijn uitgenodigd om lid te worden van het Lucidchart-account van uw organisatie maar die de uitnodiging nog niet geaccepteerd hebben.
  • Lucidchart-verzoeken: Alleen-lezengebruikers die een Lucidchart-licentie hebben aangevraagd.

    Filtering_users.gif

Gebruikers verwijderen

U kunt een gebruiker verwijderen door met de rechtermuisknop op de naam van de gebruiker te klikken en "Gebruikers verwijderen" te selecteren. Er verschijnt een dialoogvenster waarin het aantal documenten en de gebruikte opslagruimte van deze gebruiker wordt weergegeven. U krijgt nu de optie om deze bestanden naar een ander persoon binnen uw organisatie over te dragen door een e-mailadres in te tikken in het veld "Nieuwe documenteigenaar". Dit veld wordt automatisch ingevuld met gebruikers die momenteel lid zijn van uw account.

Delete_user_and_transfer_files.gif

Licenties

Als beheerder kunt u licenties gemakkelijk opnieuw toewijzen aan andere gebruikers binnen uw account. U kunt dit doen door een gebruiker te selecteren en op de naam te klikken. Klik op "Bewerken" naast "Licenties" aan de rechterkant van uw scherm. In het pop-upvenster dat nu verschijnt, vinkt u het vakje naast "Lucidchart" onder "Licenties" aan of uit om de licentie van deze gebruiker te verwijderen of toe te voegen. Als u de licentie van een gebruiker verwijdert, krijgt u de optie om de bestanden van die gebruiker naar een ander persoon binnen uw organisatie over te dragen door een e-mailadres in te typen in het veld "Nieuwe documenteigenaar". Dit veld wordt automatisch ingevuld met de adressen van gebruikers die momenteel lid zijn van uw account.

Adding_Licenses.gif

In het deelvenster voor identiteitsbeheer van het gebruikerspaneel kunt u uw beveiligingsinstellingen voor Lucidchart aanpassen en afstemmen op de beveiligingsinstellingen van uw organisatie.

Screen_Shot_2017-08-17_at_2.27.38_PM.png

Aanmeldmethoden

Naast de traditionele inlogmethode met een combinatie van e-mailadres en wachtwoord, integreert Lucidchart ook met de volgende Single Sign-On (SSO)-toepassingen:

  • Google SSO
  • Office 365
  • SAML (Tenzij deze SSO-methode als standaard aanmeldmethode is ingesteld, kunnen gebruikers wel inloggen via de SAML-API maar kunnen ze deze route niet gebruiken om in te loggen via de Lucidchart-interface.)

De verschillende inlogmethoden kunnen worden in- en uitgeschakeld via het tabblad Aanmelden gebruikers in het deelvenster voor identiteitsbeheer, door de vakjes naast de verschillende methoden aan- of uit te vinken. Als er meerdere methoden geselecteerd zijn, kunnen gebruikers hun gewenste aanmeldmethode kiezen door eerst hun e-mailadres in de inlogpagina van Lucidchart te typen en daarna het juiste vakje aan te vinken.

Types_of_SSOs.gif

Standaard aanmelding

In het tabblad Aanmelden gebruikers kunt u ook de standaard verificatiemethode voor uw team instellen. Dit is de aanmeldmethode die gebruikers te zien krijgen als zij op "Volgende" klikken of op de "Enter"-toets drukken nadat ze hun e-mailadres op de aanmeldpagina van Lucidchart hebben ingevoerd. Het Lucidchart-team maakt bijvoorbeeld gebruik van Google-SSO als standaard aanmeldmethode en gebruikers worden daarom naar Google gestuurd nadat zij op "Volgende" hebben geklikt of op "Enter" hebben gedrukt.

Default_SSO.gif

Aanmelden van gebruikers beperken tot goedgekeurde IP-adressen.

Als u wilt dat uw medewerkers zich alleen vanaf specifieke locaties bij Lucidchart kunnen aanmelden, vink dan dit vakje aan en typ de gewenste IP-adressen in het onderstaande veld om ze goed te keuren.

Opmerking: deze functie voorkomt niet dat gebruikers zich met een goedgekeurd IP-adres aanmelden en daarna op een ander, niet-goedgekeurd adres overstappen.

CIDR-notatie: Deze functie vereist CIDR-notatie om IP-bereiken aan te duiden, bijvoorbeeld 192.168.2.0/24.

Wachtwoordbeleid

Als uw organisatie aanmelden via e-mailadres en wachtwoord toestaat, kunt u de instellingen daarvoor in het tabblad voor wachtwoordbeleid aanpassen om de veiligheid van de wachtwoorden van uw gebruikers te verhogen.

Verplicht wachtwoord resetten

Door op deze knop te drukken, kunt u alle leden binnen uw organisatie verplichten hun wachtwoord te resetten. Als een gebruiker zich vervolgens aanmeldt nadat u op deze knop heeft gedrukt, wordt deze gevraagd om zijn wachtwoord te wijzigen.

Domeinvergrendeling

Domeinvergrendeling is een Enterprise-functie waarmee u de beveiligingsinstellingen voor gebruikers op uw domein kunt beheren.

Als u domeinvergrendeling inschakelt, krijgen gebruikers die zich voor een Lucidchart-account proberen te registreren een melding dat er al een bedrijfsaccount voor dit domein bestaat en worden zij doorgestuurd om hun identiteit te bevestigen. Pas als zij hun identiteit bevestigd hebben, worden ze bij het Lucidchart-account van uw organisatie toegelaten.

De functie domeinvergrendeling voorkomt dat gebruikers ongeautoriseerde teams buiten uw teamaccount creëren en maakt het mogelijk om beveiligingsnormen voor uw gehele organisatie in te stellen.

Domain_Lockdown.gif

U kunt een van de volgende opties kiezen om de identiteit van uw gebruikers te verifiëren:

  • Bevestigingsmail: De gebruiker ontvangt een e-mailbericht met een bevestigingslink. Zodra zij op de link geklikt hebben, worden zij bij uw Lucidchart-account toegelaten.
  • SAML-verificatie: Gebruikers worden zo naar de SAML-instantie van uw organisatie doorgestuurd. Zodra zij zich hebben aangemeld, krijgen ze toegang tot uw account.
  • Google SSO-verificatie: Gebruikers worden zo naar Google gestuurd om zich daar te verifiëren. Zodra zij zich op deze wijze hebben aangemeld, krijgen ze toegang tot uw Lucidchart-account.
  • Office 365 SSO-verificatie: Gebruikers moeten zich met hun Office 365-inloggegevens aanmelden om zich te verifiëren. Zodra zij zich op deze wijze hebben aangemeld, krijgen ze toegang tot uw Lucidchart-account.
  • Doorsturen naar een aangepaste verificatie-URL: Gebruikers worden op deze manier via een verificatie-URL naar een andere SSO-provider doorgestuurd.

Opmerking: vanwege de hoge beveiligingsvereisten die domeinvergrendeling met zich meebrengt, moet u op de link "Neem contact op met ondersteuning" klikken om daar een aanvraagformulier in te vullen.

In het licentiepaneel kunt u de licentie-instellingen voor uw account aanpassen en zo de groei van uw account controleren. U kunt uw account zo instellen dat deze natuurlijk kan groeien of vereisen dat elke licentieaanvraag wordt gecontroleerd.

Screen_Shot_2017-08-17_at_2.32.17_PM.png

  • Als een nieuwe gebruiker lid wordt van een team: Selecteer "Automatisch licentie toekennen" om een gebruiker een licentie te geven zodra deze lid wordt van het team, ofwel nadat u hem als gebruiker aan het team heeft toegevoegd of nadat hij zich via domeinvergrendeling bij de groep heeft gevoegd.
  • Als een gebruiker een licentie aanvraagt: Selecteer "Automatisch licentie toekennen" om gebruikers een licentie toe te kennen wanneer zij hierom vragen.
  • Als er geen licenties meer beschikbaar zijn: Selecteer "Upgrade automatisch naar een groter team" om toe te staan dat uw account natuurlijk kan groeien zonder Lucidchart telkens om een licentieuitbreiding te hoeven vragen. Als deze functie is ingeschakeld, wordt het aantal licenties telkens met tien verhoogd.
  • Niet-beheerders toestaan om nieuwe gebruikers voor het team uit te nodigen: Selecteer een optie uit deze lijst om te bepalen of niet-beheerders nieuwe gebruikers voor hun team kunnen uitnodigen. Door niet-beheerders toe te staan nieuwe gebruikers toe te voegen, zorgt u ervoor dat leden van uw team met iedereen documenten kunnen delen.

Aanpassen dialoog voor Lucidchart-licentieaanvraag

Custom_License_Dialogue__1_.gif

Als u het aanvraagproces voor licenties wilt aanpassen, klik dan op het vakje naast "Aangepaste dialoog inschakelen". Daar kunt u vervolgens de volgende velden bewerken:

  • Aangepaste dialoog: Als u wilt dat nieuwe gebruikers een aangepast bericht te zien krijgen, kunt u de tekst daarvoor hier invoeren.
  • Label dialoogknop: Als u de tekst voor de knop voor het licentieverzoek wilt bewerken, kunt u dat hier doen.
  • URL dialoogknop: Als u een http-, https- of mailto-link wilt toevoegen, dan kunt u dat hier doen.

Hier is een voorbeeld van een mailto-link die u kunt gebruiken om via de standaard e-mailapplicatie van de gebruiker een automatisch licentieverzoek in te vullen.

mailto:arick@lucidchart.com?subject=Licentieverzoek Lucidchart&&cc=DanielK@lucidchart.com&body=Hoi Arick, ik heb een licentie aangevraagd zodat ik ... (naar behoefte verder invullen).

Mailto__1_.gif

Meldingen

Als u voor een grote organisatie werkt en u liever geen grote aantallen dagelijkse licentieverzoeken in uw inbox wilt ontvangen, kunt u de toestroom beperken door naar het tabblad "Meldingen" te gaan en de optie "Eens per week een overzicht van licentieverzoeken ontvangen" selecteren in plaats van directe meldingen.

Lucidchart begrijpt dat ieder bedrijf, wat hun diagrammen betreft, weer andere beveiligingsbehoeften heeft. Lucidchart biedt vele verschillende deelopties zodat u de deelinstellingen van uw team zo kunt aanpassen dat ze aan uw beveiligingseisen voldoen. Klik op het samenwerkingspaneel om deze instellingen aan te passen.

Screen_Shot_2017-08-17_at_2.35.37_PM.png

Google Hangouts gebruiken binnen het product

Als uw bedrijf met Google is geïntegreerd, kunt u Google Hangouts in het tabblad "Basis" van het samenwerkingspaneel inschakelen voor de Lucidchart-instantie van uw team. Als deze functie is ingeschakeld, kunnen gebruikers die op dat moment een document aan het bewerken zijn een Hangout opzetten met alle anderen die ook met dit document bezig zijn, door op het chatpictogram te drukken dat onderaan in hun dock staat.

Access_Google_Hangouts.gif

Afbeeldingen gebruiken die door andere teamleden geüpload werden

Selecteer deze optie zodat uw hele team toegang heeft tot afbeeldingen die door teamleden zijn geüpload. Nadat een teamlid een afbeelding heeft geüpload, kunnen andere gebruikers deze afbeelding bekijken door op het afbeeldingspictogram in de linkerbovenhoek van hun doek te klikken en "Afbeeldingen beheren" te selecteren. Hier kunnen gebruikers alle afbeeldingen bekijken die hun teamleden ooit hebben geüpload.

Access_Files_Uploaded_by_other_team_memebers.gif

Delen met het hele team

Deze functie stelt gebruikers in staat om documenten met de bovenliggende organisatie te delen. Ze kunnen dit doen door op "Delen" te klikken en daarna de naam van uw organisatie in te vullen. Wanneer ze op "Verzenden" klikken, wordt het document met de hele organisatie gedeeld.

Share_with_entire_team.gif

Documenten delen op sociale netwerken (Facebook, Twitter, enz.)

In het tabblad "Geavanceerd" van het samenwerkingspaneel kunt u het delen van documenten naar sociale netwerken vanaf uw account inschakelen, en gebruikers toestaan om hun diagrammen op sociale netwerken als Facebook en Twitter te plaatsen. Om dit te kunnen doen, moeten gebruikers op "Delen" klikken in rechterbovenhoek van hun editor. Daarna moeten ze op de blauwe link "Geavanceerd" klikken en doorgaan naar het tabblad "Sociaal". Hier staan de links naar de verschillende socialemediawebsites.

Social_Media_Sharing.gif

Documenten publiceren op webpagina's

Als u deze functie inschakelt, staat u toe dat gebruikers hun documenten op een webpagina kunnen publiceren. Ga, om dit te kunnen doen, naar Delen > Geavanceerd > Insluiten, en markeer en kopieer daarna de basis html-code uit het tekstveld. Gebruikers kunnen deze code vervolgens in de code van hun bedrijfswebsite insluiten zodat het Lucidchart-diagram ook op hun website te zien is.

Het diagram wordt in een geavanceerde Lucidchart-weergave gepubliceerd, wat betekent dat bezoekers door het document heen kunnen bladeren, in en uit kunnen zoomen en alle actieve links kunnen volgen die in het document zijn ingesloten.

Embed_Share_option.gif

Embed_in_a_webpage.gif

Toegangslink genereren om documenten openbaar te delen

Selecteer deze optie om gebruikers in uw team in staat te stellen om alleen-lezenversies van documenten met mensen te delen die geen lid zijn van uw Lucidchart-account.

Gebruikers op uw account kunnen gepubliceerde URL's naar documenten delen via Delen > Geavanceerd > Publiceren. Op de pagina "Publiceren" moeten zij er wel op letten dat "Volledig document (URL)" is geselecteerd in het grijze vakje. Ze kunnen het vakje naast "Wachtwoord vragen" aanvinken om een wachtwoord voor deze link in te stellen. Daarna moeten ze op het blauwe vakje "Link genereren" klikken om de URL te creëren. Via het blauwe schakelsymbool wordt vervolgens een deelbare link voor het document gegenereerd en deze blauwe URL brengt de gebruiker daarna naar een alleen-lezenversie van het document.

Publish_URL.gif

Een uitnodiging accepteren om uw team te verlaten en lid te worden van een ander team

Als deze optie geselecteerd is, kunnen gebruikers een uitnodiging accepteren om het Lucidchart-account van uw organisatie te verlaten en lid te worden van het Lucidchart-account van een andere organisatie.

Allow_users_to_accept_invite_to_join_another_team.png

Allow_users_to_accept_invites_2.png

Standaard sjablonen gebruiken (of anders beperken tot individuele en teamsjablonen)

Als deze optie geselecteerd is, kunnen gebruikers gebruikmaken van de door Lucidchart aangeboden standaardsjablonen. Anders hebben gebruikers alleen toegang tot hun eigen sjablonen en eerder door hun team gemaakte teamsjablonen.

Standard_Templates.png

Personal_Templates_only.png

Zoeken met Bing Image en IconFinder inschakelen

Hoewel Lucidchart over een uitgebreide vormbibliotheek beschikt met een ruime keuze aan vormen, kan het zijn dat we net die ene vorm waar u naar zoekt niet hebben. In dat geval stelt Lucidchart gebruikers in staat om in Bing en Iconfinder naar extra vormen te zoeken.

Gebruikers kunnen de zoekfunctie van Lucidchart openen door op het vergrootglas in de linkerbovenhoek van hun editor te klikken. Daar kunnen ze vervolgens naar vormen of afbeeldingen zoeken in onze vormbibliotheek, Bing Images of Iconfinder.

Enable_Bing_and_Iconfinder.gif

Domeinbeperkingen

Afhankelijk van de gevoeligheid van uw informatie, kan het zijn dat u het delen naar specifieke domeinen binnen uw team wilt beperken.

  • Delen niet beperken volgens domein: Als deze optie is ingeschakeld kunnen gebruikers informatie delen met gebruikers in alle domeinen.
  • Teamleden waarschuwen die documenten delen met e-mailadressen buiten bepaalde domeinen: Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een waarschuwingsbericht naar een gebruiker verstuurd als deze probeert een document te delen met een 'verboden' domein.

    Domain_Warning.png
  • Delen beperken tot specifieke domeinen: Als deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers alleen documenten delen met mensen uit goedgekeurde domeinen. Als een gebruiker probeert om met iemand uit een verboden domein te delen, dan krijgt hij of zij een melding dat dit niet is toegestaan.

    Domain_Restriction.png

Opmerking: als u domeinvergrendeling instelt, moet u er wel voor zorgen dat u de toegestane domeinen goedkeurt. Doet u dit niet, dan ontvangt iedereen bij elke poging om te delen een waarschuwing en worden alle domeinen beperkt.

Teamactiva

In dit tabblad kunt u de specifieke lettertypen voor bepaalde merken voor uw team uploaden.

Team_Assets.gif



Gerelateerde artikelen
Functie voor het automatisch upgraden van uw account
Instellingen teamlicenties
Lucidchart en SAML
Confluence-integraties