Gestion d’équipe

With a Lucidchart Enterprise account, you can collaborate easily with your colleagues and customize your security settings to best fit the needs of your company.

All of your administrative work will be done in your Admin panel, which you can access by clicking on the TEAM hyperlink in the navigation bar of your documents page.

 

 

 

 

 

C'est dans le panneau des utilisateurs que se fera la majeure partie de vos tâches administratives, notamment la gestion des licences, l'ajout et la suppression d'utilisateurs, et la création de groupes d'utilisateurs au sein de votre équipe.

Pour accéder à votre panneau des utilisateurs, cliquez sur la tuile Utilisateurs de la page Gestion d'équipe.

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Dans le panneau des utilisateurs, cliquez sur le bouton +Utilisateur en haut à droite pour commencer à ajouter des utilisateurs à votre équipe.

Il existe quatre façons d'ajouter de nouveaux utilisateurs à votre compte Lucidchart. Cliquez sur les onglets à gauche de votre écran pour accéder à ces options.

Ajouter par e-mail

Le plus simple est d'ajouter des utilisateurs à votre compte Lucidchart en indiquant leurs adresses e-mail. Il suffit de saisir l'adresse e-mail de chaque utilisateur et de cliquer sur le bouton Ajouter à l'équipe en bas à droite de la page.

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Ajouter manuellement

Si vous souhaitez ajouter des informations plus personnalisées au compte de l'utilisateur, vous pouvez sélectionner Ajouter manuellement depuis les onglets situés à gauche. Vous pourrez alors ajouter le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur, l'affecter à un groupe et même lui définir un mot de passe. Après l'ajout de ces informations, cliquez sur le bouton Ajouter à l’équipe en bas à droite de la page pour créer l'utilisateur.

Add_Manually.gif

Ajouter par domaine

Si vous disposez d'une intégration à Google, vous aurez la possibilité d'ajouter des utilisateurs à votre équipe Lucidchart en récupérant une liste de domaines depuis votre instance Google.

Pour ajouter des utilisateurs par domaine, sélectionnez Ajouter par domaine depuis les onglets sur la gauche. Une liste de tous les utilisateurs de votre instance Google qui ne font actuellement pas partie de votre compte Lucidchart s'affiche.

Vous pouvez voir si un utilisateur dispose d'un compte Lucidchart en accédant à la colonne Utilisateur Lucid. Chaque utilisateur présente l'un des trois statuts suivants :

  • Oui : l'utilisateur dispose d'un compte personnel Lucidchart et vous pouvez l'inviter à rejoindre votre compte.
  • En attente : vous avez déjà envoyé à cet utilisateur une invitation à rejoindre votre compte.
  • Non : cet utilisateur ne dispose pas d'un compte Lucidchart et vous pouvez l'ajouter directement à votre compte sans l'inviter.

Pour ajouter des utilisateurs à votre compte depuis la liste de domaines, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton Ajouter à l'équipe en bas à droite de la page.

Add_by_Domain.gif

Mettre en ligne un fichier CSV

Si vous souhaitez ajouter un grand nombre de vos employés à votre compte Lucidchart, vous pouvez le faire rapidement grâce à notre fonction d'importation de fichiers CSV. Pour utiliser cette méthode, créez une feuille de calcul dans le format ci-dessous, puis enregistrez-la en tant que fichier .csv. Pour importer ce fichier, cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez votre liste, puis cliquez sur le bouton Ajouter à l’équipe en bas à droite de votre page.

Pour télécharger un exemple de document à utiliser comme modèle, cliquez sur le lien Télécharger l'exemple de fichier.

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CSV_Upload.gif

Votre compte Lucidchart dispose d'un groupe parent qui englobe tous les utilisateurs du compte. Au sein de ce groupe parent, vous pouvez créer des sous-groupes pour organiser vos utilisateurs en fonction du département, de la région ou d'un autre critère. En créant des sous-groupes, vous pouvez faciliter la gestion des utilisateurs et encourager un partage simple des fichiers entre les utilisateurs de votre équipe.

Création de groupes

Pour créer un sous-groupe, cliquez sur le crayon à droite du groupe parent dans votre panneau d'utilisateurs. Un menu proposant les options Renommer l'équipe et Créer un groupe s'affiche. Sélectionnez Créer un groupe.

Create_a_group.gif

Affectation des membres de l’équipe à des groupes

Une fois que vous avez créé un groupe, vous pouvez facilement y ajouter des membres. Pour ce faire, accédez à la liste parent des membres de l’équipe sur votre compte en cliquant sur le groupe parent. Cochez les cases à gauche des noms des collègues que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Modifier sous l'onglet Équipes et groupes, à droite de votre écran. Vous pouvez ensuite ajouter les membres de l’équipe au groupe en cliquant sur le bouton + à droite du nom du groupe. Le groupe s'affiche alors sous Groupes actifs. Vous pouvez ajouter plusieurs groupes à la fois. Cliquez sur Confirmer.

Add_to_group.gif

Partage dans les groupes

Les membres d'un groupe peuvent partager des documents dans n'importe quel groupe dont ils font partie. Toute personne ajoutée à un groupe aura accès à tous les documents et toutes les formes qui ont déjà été partagés dans le groupe.

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Accès aux dossiers/documents partagés

Tous les dossiers partagés avec vous apparaîtront à gauche de votre page de documents et seront associés à l'icône de dossier partagé.Screen_Shot_2017-08-17_at_2.09.25_PM.png

Vous pouvez accéder à n'importe quel fichier partagé avec vous en cliquant sur Partagés avec moi, en dessous de vos dossiers.

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Votre compte Lucidchart peut être constitué de deux types d'utilisateurs différents :

  • Les utilisateurs avec une licence : ils peuvent créer, modifier et partager des documents.
  • Les utilisateurs en lecture seule : ils peuvent visualiser n'importe quel document partagé avec eux et commenter ces documents, mais ils ne peuvent pas créer, modifier et partager des documents. Vous avez droit à un nombre illimité d'utilisateurs en lecture seule sur votre compte, sans frais supplémentaires.

Remarque : de nombreuses entreprises vont exploiter cet avantage et ajouter tous leurs employés dans Lucidchart, en utilisant la plateforme comme un référentiel permettant de disposer de processus et graphiques à jour.

Filtrage des types d'utilisateurs

Vous pouvez rapidement différencier les types d’utilisateurs sur votre compte en cliquant sur le menu déroulant Tous les utilisateurs, à gauche de votre Panneau d'utilisateurs, et en sélectionnant la vue souhaitée. Voici ce que vous pouvez afficher :

  • Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs, quel que soit le type de licence.
  • Utilisateurs avec une licence : seuls les utilisateurs ayant une licence Lucidchart.
  • Utilisateurs en lecture seule : seuls les utilisateurs ne disposant pas d'une licence Lucidchart.
  • Invitations en attente : personnes invitées à rejoindre le compte Lucidchart de votre organisation qui n’ont pas encore accepté l’invitation.
  • Licence Lucidchart demandée : utilisateurs en lecture seule ayant demandé une licence Lucidchart.

    Filtering_users.gif

Suppression d'utilisateurs

Vous pouvez supprimer un utilisateur en faisant un clic droit sur son nom et en sélectionnant Supprimer des utilisateurs. Une boîte de dialogue indiquant le nombre de documents et le volume d’espace de stockage utilisé par cet utilisateur s'affichera. Vous aurez la possibilité de transférer les fichiers à une autre personne au sein de votre organisation en saisissant une adresse e-mail dans le champ Propriétaire du nouveau document. Ce champ sera automatiquement renseigné avec les utilisateurs actifs sur votre compte.

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Octroi de licences

En tant qu'administrateur, vous pouvez facilement réattribuer des licences aux utilisateurs actifs sur votre compte. Pour ce faire, sélectionnez un utilisateur en cliquant sur son nom. Cliquez sur Modifier en regard de Licences, sur la droite de votre écran. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez ou décochez la case en regard de Lucidchart, sous Licences, pour ajouter une licence à cet utilisateur ou la lui retirer. Si vous supprimez la licence de cet utilisateur, vous aurez la possibilité de transférer ses fichiers à une autre personne au sein de votre organisation en saisissant une adresse e-mail dans le champ Propriétaire du nouveau document. Ce champ sera automatiquement renseigné avec les utilisateurs actifs sur votre compte.

Adding_Licenses.gif

Dans le panneau de gestion des identités du panneau d'administration, vous pouvez personnaliser les réglages de sécurité de Lucidchart pour qu'ils coïncident avec ceux de votre organisation.

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Méthodes d'authentification

Outre la méthode classique consistant à s'identifier par l'intermédiaire d'une adresse e-mail et d'un mot de passe, Lucidchart s'intègre aux applications avec authentification unique (SSO) qui suivent.

  • Google SSO
  • Office 365
  • SAML (à moins que cette méthode d'authentification unique ne soit définie comme la méthode d'authentification par défaut, les utilisateurs pourront se connecter via l'API SAML, mais ne seront pas en mesure d’utiliser SAML pour se connecter via l'API Lucidchart).

Vous pouvez activer et désactiver diverses méthodes de connexion en accédant à l’onglet Connexion utilisateur du panneau de gestion des identités et en cochant ou décochant les cases correspondantes. Lorsque plusieurs méthodes sont sélectionnées, les utilisateurs sont en mesure de choisir leur méthode de connexion souhaitée après avoir saisi leur adresse e-mail sur la page de connexion de Lucidchart.

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Authentification par défaut

Dans l'onglet Connexion utilisateur, vous pouvez également définir la méthode d'authentification par défaut de votre équipe. Il s'agit de la méthode de connexion proposée aux utilisateurs lorsqu'ils cliquent sur Suivant ou qu'ils appuient sur la touche Entrée après avoir saisi leur adresse e-mail sur la page de connexion de Lucidchart. Par exemple, la méthode d'authentification par défaut définie pour l'équipe Lucidchart est Google SSO ; les employés sont donc invités à utiliser la connexion avec Google lorsqu'ils cliquent Suivant ou qu'ils appuient sur Entrée.

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Limiter l'accès à une liste d'adresses IP autorisées

Si vous souhaitez que vos employés ne soient en mesure de se connecter à Lucidchart qu'à partir d’emplacements spécifiques, cochez cette case et mettez certaines adresses IP sur liste blanche en les indiquant dans le champ figurant plus bas.

Remarque : cette fonction n’empêchera pas les utilisateurs de se connecter avec une adresse IP autorisée, puis de passer à une autre adresse, absente de la liste blanche.

Notation CIDR : cette fonctionnalité requiert la notation CIDR pour indiquer une plage d'adresses IP, par exemple 192.168.2.0/24.

Règles des mots de passe

Si votre organisation permet la connexion par adresse e-mail et mot de passe, vous pouvez modifier les réglages dans l'onglet Règles des mots de passe pour renforcer la sécurité des mots de passe de vos utilisateurs.

Réinitialisation mots de passe

En cliquant sur ce bouton, vous forcerez la réinitialisation du mot de passe de chaque membre de votre organisation. Lorsqu'un utilisateur se connectera après que vous avez effectué cette opération, il sera invité à changer son mot de passe.

Verrouillage du domaine

Le verrouillage du domaine est une fonctionnalité Entreprise qui vous permet de contrôler les réglages de sécurité applicables aux utilisateurs de votre domaine.

Si vous activez le verrouillage du domaine, les utilisateurs qui tentent de créer un compte Lucidchart seront avertis qu'un compte d’entreprise associé à ce domaine existe déjà et seront invités à confirmer leur identité. Une fois leur identité confirmée, ils seront intégrés au compte Lucidchart de votre organisation.

Cette fonction empêche donc les utilisateurs de créer des équipes non autorisées en dehors du compte de votre équipe et vous permet d'établir des normes de sécurité pour l'ensemble de votre organisation.

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Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes pour vérifier les identités de vos utilisateurs.

  • E-mail de confirmation : les utilisateurs reçoivent un e-mail avec un lien de confirmation. Après avoir cliqué sur le lien, ils sont intégrés à votre compte Lucidchart.
  • Authentification SAML : cette option redirige les utilisateurs vers l'instance SAML de votre organisation. Une fois leur connexion réussie, ils sont intégrés à votre compte.
  • Authentification Google SSO : cette option redirige les utilisateurs vers une authentification via Google SSO. Une fois leur connexion réussie, ils sont intégrés à votre compte Lucidchart.
  • Authentification unique (SSO) Office 365 : cette option redirige vos utilisateurs vers une authentification avec leurs identifiants Office 365. Une fois leur connexion réussie, ils sont intégrés à votre compte Lucidchart.
  • Rediriger vers une URL d'authentification personnalisée : cette option permet aux utilisateurs d'être redirigés vers un autre fournisseur d'authentification unique via une URL d'authentification.

Remarque : en raison des exigences de sécurité du verrouillage du domaine, vous devez cliquer sur le lien Contactez l'assistance pour remplir un formulaire de demande.

Dans le panneau d'octroi de licences, vous pouvez ajuster les réglages d'attribution des licences de votre compte pour contrôler son développement. Vous pouvez configurer votre compte pour qu'il se développe de façon naturelle ou exiger que chaque demande de licence soit vérifiée.

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  • Lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint une équipe : sélectionnez Lui accorder automatiquement une licence pour donner à un utilisateur une licence dès qu'il rejoint votre équipe, que vous l'ayez ajouté comme utilisateur ou qu'il vous ait rejoint via le verrouillage du domaine.
  • Lorsqu'un utilisateur demande une licence : sélectionnez Lui accorder automatiquement une licence pour accorder à l'utilisateur une licence lorsqu'il la demande.
  • Lorsqu'il n'y a plus de licences disponibles : sélectionnez Augmenter automatiquement la taille de l'équipe pour permettre à votre compte de se développer de façon naturelle, sans avoir à contacter Lucidchart chaque fois qu'il est nécessaire d'augmenter le nombre de licences. Une fois cette fonctionnalité activée, vos licences augmenteront par tranches de dix.
  • Autoriser les non-administrateurs à inviter de nouveaux utilisateurs dans l'équipe : sélectionnez une option dans cette liste pour définir si les non-administrateurs peuvent ou non inviter de nouveaux utilisateurs dans votre équipe. En permettant aux non-administrateurs d'ajouter de nouveaux utilisateurs, vous pouvez vous assurer que les membres de votre équipe seront en mesure de partager des documents avec tout le monde.

Personnaliser la fenêtre de demande de licence Lucidchart

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Si vous avez besoin de personnaliser votre processus de demande de licence, cochez la case en regard d'Activer la fenêtre personnalisée. Vous pourrez ensuite modifier les champs suivants :

  • Fenêtre personnalisée : si vous souhaitez que les nouveaux utilisateurs voient s'afficher un message personnalisé, vous pouvez le saisir ici.
  • Intitulé du bouton de la fenêtre : si vous souhaitez modifier le texte sur le bouton de demande de licence, vous pouvez le faire ici.
  • URL du bouton de la fenêtre : si vous désirez ajouter un lien http, https ou mailto, vous pouvez le faire ici.

Voici un exemple de lien mailto qui vous permet de remplir automatiquement une demande de licence dans l'application de messagerie par défaut de l'utilisateur :

mailto:arick@lucidchart.com?subject=Demande de licence Lucidchart&&cc=DanielK@lucidchart.com&body=Bonjour Arick, j'ai demandé une licence pour pouvoir...(veuillez expliquer votre cas d'utilisation).

Mailto__1_.gif

Notifications

Si votre entreprise est de grande envergure et que vous recevez un trop grand nombre de demandes de licence dans votre messagerie au quotidien, vous pouvez accéder à l'onglet Notifications et sélectionner Recevoir un résumé hebdomadaire des demandes de licence au lieu des notifications instantanées.

Lucidchart sait que chaque entreprise dispose de problématiques de sécurité différentes en lien avec ses diagrammes. C'est pour cette raison que nous proposons de nombreuses options de partage afin que vous puissiez ajuster les réglages de votre équipe à vos besoins en matière de sécurité. Pour procéder à ces modifications, cliquez sur le panneau de collaboration.

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Accéder à Google Hangouts depuis le produit

Dans l'onglet Basique du panneau de collaboration, vous pouvez activer Google Hangouts dans l'instance Lucidchart de votre équipe si votre entreprise est intégrée à Google. Lorsque cette fonction est activée, les utilisateurs qui sont en train de modifier un document peuvent créer un Hangout avec toute autre personne elle aussi en train de modifier le même document. Il lui suffit pour cela de cliquer sur l'icône de conversation située dans la partie inférieure du dock.

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Accéder aux images mises en ligne par d'autres membres de l'équipe

Sélectionnez cette option pour activer l'accès (au sein de votre équipe) aux images mises en ligne par les membres de l'équipe. Après qu'un membre de l'équipe aura mis en ligne une image, les autres utilisateurs seront en mesure d'y accéder en cliquant sur l’icône de l'image dans le coin supérieur gauche de leur zone de travail et en sélectionnant Gestionnaire d'images. Les utilisateurs pourront voir ici toutes les images mises en ligne par les membres de leur équipe.

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Partager avec toute l'équipe

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de partager des documents avec l'organisation mère. Pour ce faire, il leur suffit de cliquer sur Partager, puis d'indiquer le nom de votre organisation. Lorsqu'ils cliquent sur Envoyer, le document est partagé avec l'ensemble de l'organisation.

Share_with_entire_team.gif

Partager des documents sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, etc.)

Dans l'onglet Avancé du panneau de collaboration, vous pouvez activer le partage des documents sur les réseaux sociaux depuis votre compte, et permettre aux utilisateurs de publier leurs diagrammes sur des réseaux sociaux tels que Facebook et Twitter. Pour ce faire, les utilisateurs doivent cliquer sur Partager dans le coin supérieur droit de leur éditeur. Ils doivent ensuite sélectionner le lien bleu Avancé et accéder à l'onglet Réseaux sociaux. Les utilisateurs trouveront dans cette section des liens vers plusieurs sites de réseaux sociaux.

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Publier des documents sur des pages Web

En activant cette fonctionnalité, vous permettez aux utilisateurs de publier des documents sur des pages Web. Pour cela, les utilisateurs doivent accéder à Partager > Avancé > Intégrer, puis mettre en surbrillance et copier le code html de base depuis le champ texte. Ils peuvent ensuite incorporer ce code au code du site Web de votre entreprise pour que le diagramme Lucidchart s’affiche sur votre site Web.

Le diagramme sera publié dans une vue riche de Lucidchart. Les personnes qui le consultent pourront ainsi se déplacer entre les pages, faire un zoom avant ou arrière et suivre les liens d'action intégrés au document.

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Embed_in_a_webpage.gif

Générer un lien d'accès pour le partage de documents publics

Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de votre équipe de partager des versions des documents en lecture seule avec les personnes qui ne font pas partie de votre compte Lucidchart.

Les utilisateurs de votre compte peuvent partager des URL publiées de documents en accédant à Partager > Avancé > Publier. Sur la page Publier, ils doivent s'assurer que l'option Document complet (URL) est sélectionnée dans la zone de liste déroulante grise. Ils peuvent cocher la case en regard de Demander un mot de passe pour créer un mot de passe pour le lien. Ils doivent ensuite cliquer sur la case bleue Générer un lien pour créer l'URL. Le symbole de lien (chaîne) bleu permet ensuite de générer un lien à partager pour le document et le texte URL en bleu dirige l'utilisateur vers une version du document en lecture seule.

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Accepter une invitation à quitter votre équipe et à en rejoindre une autre

Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent accepter une invitation à quitter le compte Lucidchart de votre organisation et à rejoindre le compte Lucidchart d'une autre organisation.

Allow_users_to_accept_invite_to_join_another_team.png

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Utiliser des modèles standard (si cette option est désactivée, restriction à des modèles individuels ou d'équipe)

Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent utiliser les modèles standard fournis par Lucidchart. Dans le cas contraire, l'accès des utilisateurs est limité aux modèles individuels et aux modèles précédemment créés par l'équipe.

Standard_Templates.png

Personal_Templates_only.png

Activer la recherche d'images Bing et la recherche IconFinder

Bien que Lucidchart propose une bibliothèque de formes très complète, il se peut que vous n'y trouviez pas toutes les formes que vous recherchez. C'est pourquoi Lucidchart permet aux utilisateurs d'effectuer une recherche d'images Bing et une recherche IconFinder pour trouver d'autres formes.

La fonction de recherche est accessible en cliquant sur le symbole de longue-vue dans le coin supérieur gauche de l'éditeur. Les utilisateurs peuvent ensuite rechercher des formes ou des images dans notre bibliothèque de formes, via les images Bing ou encore IconFinder.

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Restrictions de domaine

Selon la sensibilité de vos informations, vous pouvez restreindre le partage au sein de votre équipe à certains domaines.

  • Ne pas limiter le partage par domaine : lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent partager des informations avec les utilisateurs de n'importe quel domaine.
  • Mettre en garde les membres de l'équipe partageant des documents avec des adresses e-mail hors des domaines définis : lorsque cette option est sélectionnée, un message d'avertissement est envoyé à chaque utilisateur qui tente de partager un document en dehors des domaines de la liste blanche.

    Domain_Warning.png
  • Limiter le partage à des domaines spécifiques : lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne peuvent partager des documents qu'avec les personnes dont le domaine figure sur la liste blanche. Si un utilisateur tente de partager un document à l'extérieur de la liste blanche, il recevra une notification l'informant que cette action n'est pas autorisée.

    Domain_Restriction.png

Remarque : si vous sélectionnez une restriction de domaine, veillez à mettre sur liste blanche les domaines autorisés. Si vous ne le faites pas, tout le monde recevra un avertissement et sera bloqué lors du partage d'un document.

Ressources de l'équipe

Dans cet onglet, vous pouvez mettre en ligne des polices de marque spécifiques pour votre équipe.

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