Connexion de diagrammes Lucidchart aux données d'une feuille de calcul

Notre fonctionnalité de connexion de données vous permet d'associer des diagrammes Lucidchart à des données en ligne dans Google Sheets. Les données des formes sont automatiquement mises à jour à mesure que des modifications sont apportées dans Google Sheets, ce qui vous permet de visualiser vos processus en temps réel.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes Pro, Équipe et Entreprise. Pour passer à un niveau supérieur, consultez notre page Tarification ou contactez notre équipe commerciale.

  1. Within a Lucidchart document, click File > Import Data > Data Linking (Sheets, Excel, CSV). 

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.36.51_PM.png 

    You can also click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.31.21_PM.png in the dock on the bottom right of the canvas, and then click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.34.06_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.35.32_PM.png

  2. Si vous n'avez pas encore donné l'autorisation à Lucidchart d'accéder à vos documents Google Sheets, une fenêtre s'ouvrira et vous invitera à le faire. Cliquez sur Authentifier, puis sur Autoriser dans la fenêtre qui suit.

    Screen_Shot_2017-11-06_at_11.50.47_AM.png

  3. A window will pop up asking you what kind of spreadsheet you want to import. Select your desired spreadsheet type, and click Screen_Shot_2018-04-17_at_4.59.46_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_4.58.48_PM.png

    .
  4. Select the file that you would like to link to your Lucidchart document.

    pick_which_sheet_to_link.png

  5. Select which sheets from your selected document you want to link and click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.09_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.01.10_PM.png

  6. Identify which row in your data set is the header row, or select "My data set doesn't contain a header row." You can identify a header row at any time after importing your data. Click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.09_PM.png

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.01_PM.png

  7. Identify which column in your data set contains unique information. This column will serve as your reference key (see the reference key section below for more information). You can also select "My data set doesn't contain reference keys." You can change this at any time. Click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.18.17_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.16.51_PM.png

Vos données sont désormais connectées à Lucidchart ! Les données que vous avez importées apparaîtront dans le coin inférieur droit de votre écran.

Remarque : votre ensemble de données Lucidchart se mettra régulièrement à jour pour afficher les modifications apportées dans Google Sheets. Si vous ne voyez pas immédiatement les modifications, cliquez sur ce bouton pour synchroniser le document.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Pour gérer vos ensembles de données, cliquez sur le triangle inversé à côté du nom de votre feuille active connectée ; une liste de toutes vos feuilles connectées apparaît alors.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.53.49_PM.png

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.53.57_PM.png

Vous pouvez facilement connecter une nouvelle feuille à votre document en cliquant sur le bouton + Ensemble de données.

Si vous souhaitez gérer un ensemble de données déjà connecté, faites un clic droit sur le nom de la feuille ou cliquez sur les trois points qui apparaissent lorsque vous passez le curseur dessus. Une fenêtre vous invite à actualiser, remplacer ou supprimer l'ensemble de données. Si vous remplacez votre ensemble de données par un autre, les données de forme et de page sont automatiquement écrasées par les données de la nouvelle feuille.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.54.08_PM.png

Maintenant que votre ensemble de données est connecté à votre document, vous pouvez affecter des parties de celui-ci aux formes de Lucidchart. Trois options s'offrent à vous.

Option 1

  1. Faites glisser une nouvelle forme sur la zone de travail OU sélectionnez la forme existante à laquelle vous souhaitez affecter des données.
  2. Faites glisser une ligne ou une cellule de votre ensemble de données sur la forme OU sur le panneau de données de forme, qui apparaîtra au-dessus de vos données de feuille lorsqu'une forme sera sélectionnée. Les données déplacées seront automatiquement attribuées à la forme.

    drag_sheet_data_onto_shape_or_into_panel.gif

Option 2

  1. Faites glisser une ligne ou une cellule de votre ensemble de données et déposez la forme de remplissage n’importe où sur votre zone de travail.
  2. Lorsque vous relâchez le curseur, un menu déroulant s’affiche, vous permettant de choisir entre « Standard », « Organigramme » ou « Formes ». Sélectionnez une forme pour que les données s'affichent à l’intérieur.

    drag_data_onto_canvas.gif

    Remarque : les crochets bleus qui encadrent le texte lorsque vous survolez une forme signifient que cette dernière contient des données dynamiques.

Option 3

  1. Sélectionnez la forme à laquelle vous souhaitez attribuer les données.
  2. Cliquez sur le bouton « + » en haut à droite de votre panneau de données de forme pour ajouter un nouveau champ de données de forme.
  3. Dans la colonne Intitulé, saisissez un titre pour le champ.
  4. Dans la colonne « Valeur », connectez le champ à une cellule de votre ensemble de données en saisissant « = », puis la référence à la cellule (par exemple : « A2 » ou « B4 »). Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier et la référence sera remplacée par la valeur de la cellule référencée.

    manually_adding_a_reference.gif

Vos données devraient désormais être connectées à votre forme ! Vous saurez que l'opération a réussi si les données apparaissent dans le panneau de données de forme lorsque vous sélectionnez la forme.

Après avoir attribué des données à une forme, vous pouvez enregistrer la forme connectée dans votre bibliothèque de formes personnalisées en faisant un clic droit sur la forme, puis en sélectionnant Ajouter à la bibliothèque de formes personnalisées dans le menu qui s'affiche. Si vous disposez de plusieurs bibliothèques enregistrées, vous pouvez choisir celle dans laquelle vous souhaitez ajouter votre forme.

Screen_Shot_2017-07-06_at_2.59.43_PM.png

Vous pouvez également attribuer des données à toute une page de votre document. Pour ce faire, sélectionnez une ligne ou une cellule et faites-la glisser vers le haut, jusqu'au panneau des données.

assign_page_data.gif

Remarque : si vous créez une page dans votre document, les données ne lui seront pas attribuées, sauf si vous répétez ce processus.

Une fois que vous aurez attribué des données à une forme, vous pourrez appeler les données —ce qui les fera apparaître dans votre forme — en utilisant la commande {{this.Label}}. Par exemple, si je veux appeler l'information contenue dans la cellule A6 de mon ensemble de données, il me suffit de saisir {{this.Creature}} dans la forme.

Alors que {{this.Label}} renvoie la valeur associée à un intitulé, {{this.Label.label}} renvoie l'intitulé. Autrement dit, {{this.Creature}} renvoie « Wildcat » et {{this.Creature.label}} « Creature ».

data_wildcat_row.png call_data_not_yet_changed.png creature_wildcat.png

Pour appeler des données qui sont attribuées à une page de votre document, utilisez les commandes {{page.Label}} ou {{page.Label.label}}. Vous pouvez saisir ces intitulés n’importe où sur votre page pour faire référence aux données de page, y compris dans les zones de texte et les formes.

Vous pouvez également insérer un intitulé ou une valeur sous forme de texte dans une forme sélectionnée en cliquant sur l'icône « + T », qui apparaît à côté d'un intitulé ou d'une valeur lorsque vous passez dessus avec le curseur dans votre panneau de données de forme. Si vous cliquez sur cette icône alors qu'aucune forme n'est sélectionnée, une nouvelle zone de texte avec le texte correspondant s’affiche sur votre zone de travail.

add_text_to_shape_or_to_canvas.gif

Remarque : comme précédemment évoqué, les crochets bleus qui encadrent le texte lorsque vous survolez une forme signifient que cette dernière contient des données dynamiques.

Pour modifier l'intitulé ou la valeur des données dans votre panneau de données, il suffit de cliquer sur le texte et de saisir un nouveau contenu.

edit_shape_data_text.png

Pour ajouter un nouveau champ ou bien supprimer ou déplacer un champ existant, faites un clic droit sur un intitulé ou sur une valeur, ou cliquez sur les trois points qui apparaissent lorsque vous passez le curseur dessus. Sélectionnez l'action souhaitée dans la fenêtre qui s’affiche.

shape_data_options__Top_.png

Si vous essayez d'ajouter des données à une forme ou à une page qui dispose déjà de données portant les mêmes intitulés, une boîte de dialogue s'affiche pour vous demander si vous souhaitez remplacer les données existantes par les nouvelles données ou garder les deux ensembles de données attribués à la forme ou à la page. Si vous choisissez cette dernière option, un « 2 » sera ajouté à chaque intitulé des nouvelles données.

keep_or_replace.png

Lorsque vous ajoutez une couleur de remplissage à une cellule, une colonne ou une ligne de données dans votre feuille Google Sheets connectée, la couleur s’affiche automatiquement dans votre ensemble de données Lucidchart, ainsi que dans le panneau de données. Si vous ne voyez pas immédiatement la couleur, cliquez sur le bouton Actualiser pour synchroniser le document.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.06_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.21_PM.png

Pour afficher la couleur de remplissage associée à une partie de vos données sur la zone de travail, cliquez sur les trois points qui apparaissent lorsque vous passez le curseur sur une case d'intitulé ou de valeur dans le panneau de données. Faites défiler vers le bas du menu déroulant qui apparaît, puis cliquez sur Appliquer la couleur de remplissage importée. Votre couleur de remplissage devrait apparaître sur la forme sélectionnée ou à l'arrière-plan de votre zone de travail, si vous travaillez avec des données de page.

add_color_to_shape.gif

Lorsque vous partagez un diagramme lié avec d’autres utilisateurs de Lucidchart, ces utilisateurs ont accès à la feuille de données connectée. Vous pouvez les empêcher d'y accéder en supprimant la feuille connectée de votre document avant de procéder au partage. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessus, sous la rubrique « Gérer les feuilles connectées ». En procédant ainsi, les valeurs de vos données et le texte inséré seront préservés.

Pour exporter vos données connectées en tant que fichier CSV, cliquez sur Fichier, puis sur Télécharger sous.

file_download_as.png

Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, sélectionnez le format CSV de données de formes, puis cliquez sur Télécharger. Les données exportées comprendront le nom des formes, la bibliothèque de formes, les champs de texte et les données.

download_CSV.png

Une fois vos données connectées à votre diagramme, suivez les étapes ci-dessous pour créer des graphiques à partir de ces données.

  1. Ouvrez le panneau des données et cliquez sur l'icône graphique.

    graph_icon.png
  2. Entrez le titre de votre graphique dans la fenêtre qui s'affiche et sélectionnez le type de graphique souhaité. Nous proposons actuellement des graphiques linéaires, ainsi que des graphiques en barres verticales (graphiques en colonnes).

    customize_graph_info.png
  3. Dans la section Plage de valeurs, entrez la plage dans laquelle s’affichent vos données. Par exemple, si vous disposez des données ci-dessous et souhaitez créer un graphique en barres indiquant la demande pour chaque magasin, vous devez entrer la plage B2:C4.

    example_data_sheet.png

    Ensuite, cliquez sur Suivant.
  4. Dans la boîte de dialogue suivante, vous devez choisir les colonnes ou les lignes sur lesquelles afficher les intitulés des axes x et y. Dans l'exemple ci-dessous, pour afficher le nom des magasins sur l'axe x, vous devez choisir la colonne A pour les intitulés de l'axe x. Si vous souhaitez afficher « A » et « B » comme intitulés de l'axe y/intitulés de légende pour chaque barre, vous devez choisir la ligne 1.

    choose_labels_for_your_graph.png

    Ajoutez des sous-titres à vos axes (facultatif) et cliquez sur Suivant.
  5. Pour finir, une boîte de dialogue vous invite à ajuster l'échelle des axes et/ou le jeu de couleurs.

    add_scale_and_color_to_your_graph.png

    Pour votre axe y, nous choisirons automatiquement l'échelle correspondant le mieux à vos données. Si toutefois, vous préférez utiliser une échelle en particulier (disons de 0 à 100), vous pouvez l'entrer ici.

    Vous avez le choix entre trois jeux de couleurs :

    graph_color_options.png

    Une fois choisi le jeu de couleurs pour vos barres/lignes, vous pouvez choisir la couleur principale. Il s'agit de la couleur de la première ligne ou barre de votre graphique.

  6. Cliquez sur Terminer pour que nous créions votre graphique !

    Ce graphique a les mêmes propriétés que toute autre forme Lucidchart. Vous pouvez le faire pivoter, changer la couleur de son arrière-plan, ajuster sa transparence, etc. De plus, toute modification apportée à vos données connectées est automatiquement affichée dans le graphique !
Reference Keys

With reference keys in Lucidchart, you can select a row of your data to function as a unique identifier for the contents of that row. Reference keys allow Lucidchart to keep track of your data even after you make structural changes to it, for instance, if you remove, add, or reorder rows.

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.07.35_PM.png

When you import your data into Lucidchart, you will be prompted to select a column of data to serve as the reference key column. You can opt out of selecting one, but please keep in mind that doing so will prevent Lucidchart from keeping track of your data rows if you move them around in your data set.

Screen_Shot_2018-04-17_at_5.16.51_PM.png

After you import your data, your reference key column will be highlighted in grey in your data set.

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.42.26_PM.png

At any time, you can make a new column your reference key column by right-clicking on the header cell and selecting “make reference key column.” Similarly, you can remove the reference key label by right-clicking on the header cell of your current reference key column and selecting “remove reference key.”

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.14.55_PM.png

When you populate a shape or other aspect of your diagram with a row containing a reference key, that shape will remain tied to the data in that row even if you rearrange the rows of your data set. The reference key data will appear at the top of the data panel.

For instance, if I identify the “Name” column as my reference key column and drag out the “Murphy” row onto a blue rectangle, my data panel will look like this:

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.45.06_PM.png

The blue rectangle is tied to “Murphy” and all other cells in that row. If I sort my data or add or delete rows, the blue rectangle will remain tied to “Murphy,” “Doggo,” “Flying,” etc.

If I had not selected a reference key, my data would be tied to a row number instead. The blue rectangle would be tied to row 3 and all other cells in that row. If I were to add, delete, or reorder columns, "Murphy," “Doggo," and “Flying” would remain in row 1 and therefore stay tied to the blue rectangle. However, if I were to add, delete, or reorder rows, the data in row 1 may change, causing the blue rectangle to lose its tie to the “Murphy” row.

Custom Data

If you do not have a data set to link to your diagram, you can create custom data fields directly in the data panel and link that data to shapes or other parts of your diagram. To create custom data fields, select a part of your diagram and click Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.00_PM.png or Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png in the top right of the data panel. Fill out the custom fields, and click Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png for each new field you would like to add. Your custom data will look something like this:

Screen_Shot_2018-04-17_at_7.04.16_PM.png

When you tie custom data to a part of your diagram, Lucidchart will identify that data via its location formula. This means that each field of data is associated with a specific location in your data set (row, column). If you make any structural changes to your data set, by reordering, adding, or deleting rows OR columns, the linked parts of your diagram would not retain their associations.


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