Lier les données de la feuille de calcul aux diagrammes Lucidchart

Vous cherchez une solution pour faciliter la prise en charge de feuilles de calcul multiples qui contiennent d'importants volumes de données ? Nous avons ce qu'il vous faut. Importez dans Lucidchart les jeux de données de vos documents Google Sheets, de vos feuilles de calcul Excel et de vos fichiers CSV, et utilisez-les pour créer des visuels puissants et axés sur les données. Lorsque vous travaillerez sur un document Google Sheets, vous pourrez constater que vos données sont mises à jour en temps réel, car Lucidchart répercute toutes les mises à jour des données de votre feuille de calcul dans vos visuels.

La liaison de données est uniquement disponible pour les utilisateurs des comptes Professional, Team et Enterprise. Pour mettre à niveau, visitez notre page de tarification ou contacter notre équipe de vente.

Pour importer un jeu de données dans un document Lucidchart, ouvrez le document et suivez les étapes indiquées ci-après :
  1. Cliquez sur import_1a.png dans la barre de droite, puis cliquez sur import_1b.png ou cliquez sur Fichier> Importer des données> Liaison de données (feuilles, Excel, CSV).

    import_1c.png
  2. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur import_2a.png.

    import_2.png
  3. Sélectionnez le type de jeu de données (Google Sheets, Excel ou CSV) que vous souhaitez importer ou choisissez un fichier que vous avez déjà mis en ligne dans Lucidchart. Cliquez sur import_3a.png.

    import_3b.png

    • Si vous importez des données à partir d'une feuille Google, vous devez accorder à Lucidchart l'autorisation d'accéder à votre compte Google. Cliquez sur import_3d.png, sélectionnez votre compte Google et cliquez sur import_3f.png d'accorder cette permission.

      import_3c.png

      import_3e.png
  4. Sélectionnez un fichier Excel ou CSV sur votre appareil, puis cliquez sur import_4a.png ou sélectionnez une feuille dans Google Sheets et cliquez sur import_4b.png.

    import_4c.png

    import_4d.png
  5. Sélectionnez les pages de votre feuille de calcul que vous souhaitez importer et cliquez sur import_5a.png.

    spreadsheet_pages.png
  6. Après avoir importé vos données, Lucidchart vous demandera d’identifier la ligne d’en-tête de votre ensemble de données. Sélectionnez une ligne et cliquez import_5a.png.

    import_5.png
  7. Dans la fenêtre suivante, Lucidchart vous invitera à sélectionner une colonne de vos données contenant des clés de référence, c'est-à-dire des identificateurs uniques pour le contenu de chaque ligne. Les clés de référence permettent à Lucidchart de garder trace de vos données même après que vous y avez apporté des modifications structurelles, telles que la suppression, l'ajout ou la réorganisation de lignes. Sélectionnez une colonne et cliquez sur import_6a.png.

    import_6.png
Une fois que vous avez importé un jeu de données, ses données s'affichent dans la section inférieure du panneau de données, à droite du canevas. Vous pouvez ouvrir ou masquer ce panneau à tout moment en cliquant sur manage_data_sets_1.png.

data_panel_grey_view.png

Modifier la ligne d'en-tête ou la colonne de clé de référence
La ligne d'en-tête et la colonne de clé de référence seront surlignées en gris.

header_and_reference_key_.png

Pour attribuer / supprimer la fonctionnalité d'en-tête à / d'une ligne, cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette du numéro située à gauche de la ligne, puis cliquez sur make_header_row.png ou remove_header_row.png. En conséquence, pour affecter / supprimer la fonctionnalité de clé de référence à / d'une colonne, cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette de la lettre au-dessus de la colonne, puis cliquez sur make_reference_key_columns.png ou remove_reference_key.png.

Gérer plusieurs ensembles de données
Pour pouvoir visualiser les données de plusieurs sources à la fois, Lucidchart vous permet d'importer autant d'ensembles de données que vous le souhaitez dans le même document. Cliquez sur le nom du jeu de données actuellement affiché pour afficher une liste de tous vos jeux de données importés.

manage_sets_3.png

manage_data_sets_4.png

Affichez un autre ensemble de données en cliquant sur son nom et importez-en un nouveau en cliquant sur manage_sets_5.png.

Mettre à jour un ensemble de données
Si votre ensemble de données provient d'une feuille Google, les mises à jour de votre feuille de calcul seront automatiquement synchronisées avec Lucidchart toutes les 30 secondes. Vous pouvez également actualiser votre ensemble de données pour extraire les mises à jour manuellement en cliquant sur manage_sets_9.png.

Bien que les mises à jour de feuilles de calcul Excel ou de fichiers CSV ne soient pas automatiquement synchronisées avec Lucidchart, vous pouvez facilement remplacer votre jeu de données par un jeu mis à jour. Pour ce faire, survolez le nom d'un ensemble de données dans la liste et cliquez sur manage_sets_6.png ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez «Remplacer le jeu de données». Vous pouvez également supprimer un jeu de données à partir de ce menu.

manage_sets_7.png

Données personnalisées

Si vous n'avez pas de jeu de données à lier à votre diagramme, vous pouvez créer des champs de données personnalisés directement dans le panneau de données et lier ces données à des formes ou à d'autres parties de votre diagramme. Pour créer des champs de données personnalisés, sélectionnez une partie de votre diagramme et cliquez sur Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.00_PM.png ou Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png en haut à droite du panneau de données. Remplissez les champs personnalisés et cliquez sur Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png pour chaque nouveau champ que vous souhaitez ajouter.
Une fois que vous avez importé un jeu de données, vous pouvez facilement attribuer des données à des objets, à des groupes d'objets ou à l'ensemble de votre document. Pour attribuer des données à un objet, faites simplement glisser une ligne ou une cellule de données sur l'objet ou sélectionnez-le, puis faites-le glisser dans la moitié supérieure du panneau de données. Pour affecter des données à l'ensemble de votre document, cliquez sur l'arrière-plan de la toile, puis faites-les glisser dans la moitié supérieure du panneau de données.

Remarque: pour vous permettre de personnaliser l'apparence de vos données, Lucidchart n'affichera pas automatiquement ces données sur vos composants de document.

drag_data_onto_shape.gif

drag_data_to_data_panel.gif

Si vous déposez une ligne ou une cellule sur une partie vide de votre canevas, vous serez invité à créer automatiquement un objet à partir des données.

auto-create_shape_from_data.gif

Vous pouvez affecter plusieurs champs de données au même composant de document. Lorsque vous faites glisser un champ de données sur un objet auquel des données sont déjà liées, vous pouvez choisir de remplacer le champ de données existant ou de conserver les deux. Si vous choisissez de conserver les deux, le deuxième champ de données s'affichera sous le premier dans la moitié supérieure de votre panneau de données.

Screen_Shot_2018-07-13_at_8.20.48_PM.png

Après avoir affecté des données à une forme, vous pouvez enregistrer la forme liée dans l'une de vos bibliothèques de formes personnalisées en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la forme, puis en sélectionnant "Ajouter à la bibliothèque de formes personnalisée".
Lorsque vous affectez des données à une partie de votre document, Lucidchart ne les affiche pas automatiquement. Au lieu de cela, Lucidchart enregistrera l'association entre les données et l'objet dans le panneau de données, ce qui vous permettra de personnaliser l'apparence des données sur votre canevas.

Le moyen le plus simple d’afficher une étiquette de données ou une valeur sur un objet est de sélectionner l’objet et de cliquer sur l’icône correspondante. text_icon.png dans la moitié supérieure du panneau de données.

display_data_on_a_shape.gif

L'étiquette ou la valeur apparaîtra sous forme de texte normal que vous pouvez styler et incorporer dans des chaînes de texte plus longues.

Screen_Shot_2018-07-13_at_7.58.52_PM.png

Si vous remplacez les données liées à un objet par une nouvelle ligne ou cellule de données, les nouvelles données prendront automatiquement le format et le style des anciennes données.

replace_shape_data.gif

Tirez Couleur de remplissage à partir de Google Sheets
Si vous ajoutez une couleur de remplissage à une cellule, une colonne ou une ligne de données dans une feuille Google liée, la couleur sera automatiquement importée dans Lucidchart. Pour afficher la couleur de remplissage sur un objet lié dans votre diagramme, cliquez sur three_dots.pngà côté d'une valeur ou d'une étiquette et sélectionnez "Appliquer la couleur de remplissage importée".

apply_imported_fill_color.png

Qu'est-ce qui est considéré comme un document «lié aux données»?
Dans cette section, nous référons à tout document contenant des données importées en tant que document «lié aux données». Cela inclut les DRE, les organigrammes, les conteneurs intelligents, les mappes de compte et tout autre document dans lequel vous avez importé des données d'Excel, de Google Sheets, de BambooHR, d'AWS, de SQL, de Salesforce ou d'un fichier CSV.


Qu'advient-il de mes données lorsque je partage un document lié aux données?
Si vous partagez un document lié à des données avec un autre utilisateur Lucidchart, votre collaborateur sera en mesure de voir l'intégralité du jeu de données lié à votre document.


Que se passe-t-il si je partage mon document lié aux données en tant que "affichage uniquement?"
Si vous partagez un document en "affichage seul", votre collaborateur conservera toujours les données que vous avez liées à votre document, y compris celles qui n'ont pas été attachées aux formes de votre canevas. Votre collaborateur peut accéder à ces données en créant une copie de votre document lié aux données.


Que se passe-t-il si mon collaborateur crée une copie de mon document lié aux données?
Si votre collaborateur crée une copie de votre document lié aux données, il aura alors un accès complet à l'ensemble de données lié à votre document.


Comment puis-je contrôler qui peut voir les données liées à mon document?
Si vous ne souhaitez pas que votre collaborateur ait accès au jeu de données lié à votre document, nous vous recommandons de faire une copie du document ("Fichier"> "Créer une copie") et de supprimer complètement toutes les données sensibles avant de partager le document. document.

Alternativement, vous pouvez aussi exporter votre document dans un fichier PDF, PNG, JPEG ou SVG, puis partagez ce fichier avec votre collaborateur. De plus, vous pouvez publier votre document et utilisez la fonction de sélection de zone si vous souhaitez uniquement partager une partie de votre document.


Quelles sont les meilleures pratiques pour la protection des données dans Lucidchart?
Nous vous recommandons d'utiliser mot de passe de protection chaque fois que vous publiez vos documents pour sécuriser vos documents et vos données. De plus, soyez prudent si vous utilisez des liens d'accès public, car toute personne qui trouve le lien aura accès à votre document et à vos données. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les fonctionnalités de sécurité disponibles pour les comptes d'entreprise. ici.



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