Panel de administrador

Con una cuenta Enterprise de Lucidchart, puedes colaborar fácilmente con tus colegas y personalizar tu configuración de seguridad para que se adapte a la perfección a las necesidades de tu empresa. Todo tu trabajo administrativo se llevará a cabo en el panel de administrador, al que puedes acceder haciendo clic en el hipervínculo TEAM en la barra de navegación de tu página de documentos.

Si eres el administrador de una cuenta de equipo, muchas de las funciones en el panel de administrador no estarán disponibles para ti. Para actualizar a una cuenta Enterprise, visita nuestra página de precios o comunícate con nuestro equipo de ventas.

Haga clic en here para una visión visual del panel de administración!

 

 

 

 

En el panel de usuarios realizarás la mayor parte de tu trabajo administrativo, esto incluye gestionar licencias, agregar y eliminar usuarios, y crear grupos de usuarios dentro de tu equipo.

Para navegar a tu panel de usuarios, haz clic en el mosaico "Usuarios" en tu página de Gestión de equipo.

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Cuando estés en tu panel de usuarios, haz clic en el botón "+Usuario" en el sector superior derecho para empezar a agregar usuarios a tu equipo.

Hay cuatro formas diferentes de agregar usuarios nuevos a tu cuenta Lucidchart. Haz clic en las pestañas a la izquierda de tu pantalla para acceder a estas opciones.

Agregar por correo electrónico

La forma más sencilla de agregar usuarios a tu cuenta Lucidchart es por correo electrónico. Simplemente escribe el correo electrónico del usuario y haz clic en el botón "Agregar al equipo" en el sector inferior derecho de la página.

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Agregar manualmente

Si te gustaría agregar información más personalizada a tu cuenta de usuario, puedes seleccionar Agregar manualmente desde las pestañas a la izquierda. Luego podrás agregar el nombre, apellido y correo electrónico de los usuarios, asignarlos a un grupo e, incluso, establecer una contraseña para ellos. Después de agregar esta información, haz clic en el botón "Agregar al equipo" en la parte inferior derecha de la página para crear el usuario nuevo.

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Agregar por dominio

Si estás integrado con Google, tienes la opción de agregar usuarios a tu equipo de Lucidchart extrayendo una lista de dominios desde tu instancia de Google.

Para agregar usuarios por dominio, selecciona "Agregar por dominio" desde las pestañas a la izquierda. Se mostrará en la pantalla una lista de todos los usuarios en tu instancia de Google que no son, actualmente, parte de tu cuenta Lucidchart.

Puedes ver si un usuario ya tiene una cuenta Lucidchart navegando a la columna "Usuario de Lucid". Todos los usuarios mostrarán uno de los siguientes tres estados:

  • Sí: El usuario tiene una cuenta Lucidchart personal y puedes invitarlo a tu cuenta.
  • Pendiente: Ya le has enviado una invitación a este usuario para que se una a tu cuenta.
  • No: El usuario no tiene una cuenta Lucidchart y puedes agregarlo directamente a tu cuenta sin una invitación.

Para agregar usuarios desde la lista de dominios a tu cuenta, selecciona uno o varios y haz clic en el botón "Agregar al equipo" en el sector inferior derecho de la página.

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Subir CSV

Si deseas agregar un gran número de empleados a tu cuenta Lucidchart, puedes hacerlo rápidamente con nuestra función de importación de archivos CSV. Para emplear este método, crea una hoja de cálculo en el siguiente formato y, luego, guárdala como un archivo .csv. Para importar este archivo, haz clic en "seleccionar archivo", elige tu lista y haz clic en el botón "Agregar al equipo" en el sector inferior derecho de tu página.

Para descargar un documento de ejemplo que puedes usar como plantilla, haz clic en el enlace "Descargar archivo de ejemplo".

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Tu cuenta Lucidchart tiene un grupo principal que abarca a todos los usuarios de la cuenta. Dentro de este, puedes crear subgrupos para organizar tus usuarios en función del departamento, la región u otro criterio. Al crear subgrupos, puedes facilitar la gestión de usuarios y permitir que la función de compartir archivos sea sencilla entre los usuarios de tu equipo.

Creación de grupos

Para crear un subgrupo, haz clic en el lápiz a la derecha del grupo principal en tu panel de usuarios. Se mostrará un menú emergente con las opciones "Cambiar nombre de equipo" y "Crear grupo". Selecciona "Crear grupo".

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Asignar miembros del equipo a un grupo

Una vez que hayas creado un grupo, puedes fácilmente agregar miembros de equipo al mismo. Para hacerlo, navega a la lista principal de los miembros de equipo en tu cuenta haciendo clic en el grupo principal. Selecciona las casillas de verificación a la izquierda de los nombres de los compañeros de equipo que deseas agregar al grupo y, luego, presiona "Editar" en la pestaña "Equipos y grupos" a la derecha de tu pantalla. A continuación, puedes agregar miembros de equipo al grupo haciendo clic en el botón + a la derecha del nombre del grupo. El grupo se mostrará en "Grupos actuales" y puedes agregar múltiples grupos a la vez. Haz clic en "Confirmar".

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Compartir en grupos

Los miembros del grupo pueden compartir documentos en cualquier grupo del que sean parte. Cualquier persona que haya sido agregada a un grupo tendrá acceso a todos los documentos y figuras que se hayan compartido previamente con el mismo.

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Acceso a documentos/carpetas compartidas

Cualquier carpeta que hayan compartido contigo aparecerá a la izquierda de tu página de documentos y mostrará el icono de carpeta compartida. Screen_Shot_2017-08-17_at_2.09.25_PM.png

Puedes acceder a cualquier archivo concreto que hayan compartido contigo haciendo clic en "Compartido conmigo" debajo de tus carpetas.

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Tu cuenta Lucidchart puede incluir dos tipos diferentes de usuarios:

  • Usuarios con licencia: Estos usuarios pueden crear, editar y compartir documentos.
  • Usuarios de solo lectura: Estos usuarios pueden ver cualquier documento que hayan compartido con ellos y escribir comentarios, pero no pueden crear, editar o compartir documentos por sí mismos. En tu cuenta, puedes tener todos los usuarios de solo lectura que desees sin costo adicional.

Nota: Muchas empresas aprovecharán este beneficio e incorporarán a todos sus empleados a Lucidchart, usando la plataforma como un repositorio de gráficos y procesos actualizados.

Filtro de tipos de usuarios

Puedes diferenciar rápidamente entre tipos de usuarios en tu cuenta haciendo clic en el menú desplegable "Todos los usuarios" a la izquierda de tu panel de usuarios y seleccionando la vista que desees. Puedes visualizar lo siguiente:

  • Todos los usuarios: Todos los usuarios independientemente del tipo de licencia.
  • Usuarios con licencia: Solo usuarios que tienen una licencia Lucidchart.
  • Usuarios de solo lectura: Solo los usuarios que no tienen una licencia Lucidchart.
  • Invitaciones pendientes: Los individuos invitados a la cuenta Lucidchart de tu organización que aún no han aceptado la invitación para unirse.
  • Solicitud de Lucidchart: Los usuarios de solo lectura que han solicitado una licencia Lucidchart.

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Eliminación de usuarios

Puedes eliminar un usuario haciendo clic derecho en el nombre del mismo y seleccionando "Eliminar usuarios". Aparecerá un cuadro de diálogo mostrando el número de documentos y la cantidad de almacenamiento empleada por ese usuario. Tendrás la opción de transferir los archivos a otra persona dentro de tu organización escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo "Nuevo propietario del documento". Este campo se llenará automáticamente con usuarios que están ahora en tu cuenta.

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Licencias

Como administrador, puedes reasignar licencias fácilmente a usuarios dentro de tu cuenta. Para ello, selecciona un usuario haciendo clic en su nombre. Haz clic en "Editar" junto a "Licencias" en el lado derecho de tu pantalla. En la ventana emergente, marca o desmarca la casilla junto a "Lucidchart" bajo "Licencias" para agregar o quitar dicha licencia de usuario. Si eliminas esa licencia de usuario, tendrás la opción de transferir los archivos del usuario a otra persona dentro de tu organización escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo "Nuevo propietario del documento". Este campo se llenará automáticamente con usuarios que están ahora en tu cuenta.

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En el panel de gestión de identidad del panel de administrador, puedes personalizar tu configuración de seguridad en Lucidchart para que se adapte a la configuración de seguridad de tu organización.

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Métodos de inicio de sesión

Además de permitir el método tradicional de inicio de sesión con correo electrónico y contraseña, Lucidchart se integra con las siguientes aplicaciones de inicio de sesión único (SSO).

  • Inicio de sesión único (SSO) con Google
  • Office 365
  • SAML (A menos que este método de SSO se establezca como el método predeterminado de inicio de sesión, los usuarios podrán iniciar sesión mediante la API de SAML, pero no podrán usar SAML para iniciar sesión a través de la API de Lucidchart).

Puedes habilitar y deshabilitar los diferentes métodos de inicio de sesión navegando a la pestaña Inicio de sesión de usuarios en el panel de gestión de identidad y marcando o desmarcando las casillas junto a los diferentes métodos. Cuando hayas seleccionado más de un método, los usuarios podrán seleccionar sus métodos de inicio de sesión deseados después de introducir sus direcciones de correo electrónico en la página de acceso a Lucidchart.

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Inicio de sesión predeterminado

En la pestaña Inicio de sesión de usuarios, también puedes definir el método de autentificación predeterminado de tu equipo. Este es el método de inicio de sesión que los usuarios encontrarán cuando hagan clic en "Siguiente" o presionen "Intro" después de escribir sus direcciones de correo electrónico en la página de acceso a Lucidchart. Por ejemplo, el equipo de Lucidchart ha configurado el inicio de sesión único de Google como nuestro método predeterminado. De este modo, los empleados serán dirigidos a iniciar sesión con Google cuando presionen "Siguiente" o "Intro".

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Restringir el ingreso de usuarios a direcciones IP de una lista aprobada

Si deseas que tus empleados puedan iniciar sesión en Lucidchart únicamente desde ubicaciones específicas, marca esta casilla y agrega a una lista blanca determinadas direcciones IP escribiéndolas en el siguiente campo.

Nota: Esta función no evitará que los usuarios inicien sesión con una dirección IP de una lista aprobada y luego se muevan a otra dirección IP que no está en la lista aprobada.

Notación CIDR: La función usa la notación CIDR para indicar rangos de IP, p. ej. 192.168.2.0/24.

Política de la contraseña

Si tu organización admite el inicio de sesión mediante correo electrónico y contraseña, puedes modificar esta configuración en la pestaña Política de contraseñas para aumentar la seguridad de las contraseñas de tus usuarios.

Restablecimiento de contraseña forzoso

Al presionar este botón, forzarás un restablecimiento de contraseña para todos los miembros de tu organización. Cuando los usuarios inicien sesión después de esto, se les pedirá que cambien sus contraseñas.

Sin conexión

¿Tu equipo trabaja fuera de línea?

Nuestra nueva funcionalidad de conexión permite a los usuarios acceder y editar documentos sin acceso a Internet almacenando documentos fuera de línea en un ordenador o dispositivo móvil. Puede controlar si su equipo tiene acceso a esta característica mediante:

  • Cambiar o desconectar “Dar a los usuarios la opción de almacenar y acceder a los documentos de Lucidchart fuera de línea”
  • Haga clic en “Guardar cambios”

No te preocupes - siempre puedes ajustar el acceso si cambia de opinión.

Bloqueo del dominio

El Bloqueo de dominio es una función de las cuentas Enterprise que te permite controlar la configuración de seguridad de los usuarios en tu dominio.

Si habilitas el Bloqueo de dominio, los usuarios que intenten registrarse para obtener una cuenta Lucidchart recibirán una notificación de que ya existe una cuenta Enterprise con sus dominios determinados y serán redirigidos a verificar sus identidades. Una vez que hayan verificado sus identidades, serán incorporados a la cuenta Lucidchart de tu organización.

La función Bloqueo de dominio evita que los usuarios creen equipos no autorizados fuera de tu cuenta de equipo y te permite establecer estándares de seguridad para toda tu organización.

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Puedes seleccionar una de las siguientes opciones para verificar las identidades de tu usuario.

  • Correo electrónico de confirmación: El usuario recibirá un correo electrónico con un enlace de confirmación. Una vez que hayan presionado el enlace, podrán incorporarse a tu cuenta Lucidchart.
  • Autentificación SAML: Esta opción redirigirá a los usuarios a la instancia SAML de tu organización. Una vez que hayan iniciado sesión con éxito, serán incorporados a tu cuenta.
  • Autentificación de inicio de sesión único con Google: Esta opción redirigirá a los usuarios a autentificarse mediante el inicio de sesión único con Google. Una vez que hayan iniciado sesión con éxito, serán incorporados a la cuenta Lucidchart de tu organización.
  • Autentificación de inicio de sesión único con Office 365: Esta opción dirigirá a tus usuarios a autentificarse con sus credenciales de Office 365. Una vez que hayan iniciado sesión con éxito, serán incorporados a la cuenta Lucidchart de tu organización.
  • Redireccionamiento a URL de autenticación personalizada: Esto permite a los usuarios redireccionar a un proveedor de SSO diferente a través de un URL de autenticación.

Nota: Debido a las exigencias de seguridad de bloqueo de dominio, necesitarás hacer clic en el enlace "Contactar a Soporte" para completar un formulario de solicitud.

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Haz clic en el mosaico "integración de aplicaciones" para acceder al administrador de integraciones.Pasa el cursor por encima de un mosaico en el administrador para conocer más sobre una integración o para instalarla en tu cuenta.

Lucidchart comprende que cada compañía tiene diferentes preocupaciones de seguridad en lo que respecta a sus diagramas. Lucidchart ofrece muchas opciones diferentes de compartir para que puedas ajustar la configuración de compartir de tu equipo de modo que cubra tus necesidades de seguridad. Para realizar dichos cambios, haz clic en el panel de Colaboración.

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Acceder a Hangouts de Google dentro del producto

En la pestaña "Básico" del panel de Colaboración, puedes activar Google Hangouts en la instancia Lucidchart de tu equipo si tu compañía está integrada con Google. Cuando se activa esta función, los usuarios que en ese momento estén editando un documento pueden crear un Hangout con todos los demás que estén editando ese documento haciendo clic en el icono de chat ubicado en la parte inferior del menú expansible.

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Acceder a imágenes subidas por otros miembros del equipo

Selecciona esta opción para activar el acceso en todo tu equipo a imágenes subidas por los miembros del equipo. Después de que un miembro del equipo suba una imagen, otros usuarios podrán acceder a dicha imagen haciendo clic en el icono de imagen en la esquina superior izquierda de su lienzo y seleccionando "Administrador de imágenes". Aquí los usuarios podrán ver todas las imágenes que hayan subido los miembros de su equipo.

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Comparte con todo el equipo

Esta función permite a los usuarios compartir documentos con la organización matriz. Pueden hacerlo haciendo clic en "Compartir" y luego escribiendo el nombre de su organización. Cuando hagan clic en “Enviar”, el documento será compartido con toda la organización.

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Compartir documentos en redes sociales (Facebook, Twitter, etc.)

En la pestaña “Avanzado” del panel de Colaboración, puedes activar la función de compartir documentos en redes sociales desde tu cuenta y puedes permitir que los usuarios publiquen sus diagramas en redes sociales como Facebook y Twitter. Para hacerlo, los usuarios deben hacer clic en "Compartir" en la esquina superior derecha del editor. Luego deben seleccionar el enlace azul "Avanzado" y navegar a la pestaña "Redes sociales". Aquí el usuario encontrará enlaces a varios sitios de redes sociales.

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Publicar documentos en páginas web

Al activar esta función, permitirás a los usuarios publicar documentos en páginas web. Los usuarios pueden hacerlo navegando a Compartir > Avanzado > Incrustar, para luego seleccionar y copiar el código html base del campo de texto. Pueden luego incrustar este código en el código de sitio web de tu compañía y el diagrama Lucidchart se mostrará en tu sitio web.

El diagrama se publicará en una vista detallada de Lucidchart, la cual es una configuración que permitirá a los visitantes desplazarse entre páginas, acercar o alejar la vista, y pasar a cualesquier enlaces de acción incrustados en el documento.

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Generar un enlace de acceso para compartir documentos de forma pública

Selecciona esta opción para permitir a los usuarios en tu equipo compartir versiones de solo lectura de documentos con personas que no están en tu cuenta Lucidchart.

Los usuarios en tu cuenta pueden compartir direcciones URL publicadas de documentos, navegando a Compartir > Avanzado > Publicar. En la página “Publicar”, deben asegurarse de que esté seleccionado “Documento completo (URL)” en el recuadro desplegable gris. Pueden marcar el recuadro junto a “Solicitar contraseña” para crear una contraseña para el enlace. Luego deben hacer clic en el recuadro azul “Generar enlace” para crear el URL. Desde aquí, el eslabón azul generará un enlace compartible para el documento y el texto azul del “URL” permitirá al usuario navegar a una versión de solo lectura del documento.

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Aceptar una invitación para abandonar tu equipo y unirse a otro equipo

Si se selecciona esta opción, los usuarios podrán aceptar una invitación para salir de la cuenta Lucidchart de tu organización e integrarse a la cuenta Lucidchart de otra organización.

Allow_users_to_accept_invite_to_join_another_team.png

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Usar plantillas estándar (o limitar a plantillas de equipo o individuales)

Cuando se selecciona esta opción, los usuarios podrán usar las plantillas estándar proporcionadas por Lucidchart. De lo contrario, los usuarios solo podrán acceder a sus plantillas individuales y a las plantillas de equipo creadas con anterioridad.

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Activa la búsqueda de imágenes Bing y de IconFinder

Aunque Lucidchart te permite elegir figuras de una robusta biblioteca de muchas figuras, nuestra biblioteca puede no tener todas las figuras que estés buscando. Para ayudarte en tu búsqueda, Lucidchart permite a los usuarios buscar imágenes y figuras adicionales en Bing y Iconfinder.

Los usuarios pueden acceder a la función de búsqueda de Lucidchart haciendo clic en el catalejo en la esquina superior izquierda del editor. Pueden luego buscar figuras o imágenes en nuestra biblioteca de figuras, en imágenes Bing o en Iconfinder.

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Restricciones de dominio

Dependiendo de la confidencialidad de tu información, quizás desees restringir en tu equipo la posibilidad de compartir a dominios específicos.

  • No restringir la posibilidad de compartir por dominio: Cuando se selecciona esta opción, los usuarios podrán compartir información con usuarios de cualquier dominio.
  • Advertir a los miembros del equipo que comparten documentos a correos electrónicos distintos de los dominios dados: Cuando se selecciona esta opción, se enviará un mensaje de advertencia a un usuario cuando dicho usuario intente compartir un documento a un dominio distinto de la lista aprobada de dominios.

    Domain_Warning.png
  • Restringir la posibilidad de compartir a dominios específicos: Cuando se selecciona esta opción, los usuarios solo podrán compartir documentos a personas con dominios de la lista aprobada. Si los usuarios intentan compartir a un dominio distinto de los dominios aprobados, recibirán una notificación que les indica que no se les permite hacerlo.

    Domain_Restriction.png

Nota: Si seleccionas alguna de las restricciones de dominio, asegúrate de crear la lista aprobada de dominios. Si no lo haces, se advertirá y se restringirá a todos cada vez que intenten compartir un documento.

Activos de equipo

En esta pestaña, podrás subir fuentes de marca específicas para tu equipo.

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En el panel de Licencias, podrás ajustar la configuración de licencias de tu cuenta para controlar cómo crece tu cuenta. Puedes definir que tu cuenta crezca de forma natural o pedir que cada solicitud de licencia sea auditada.

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  • Cuando un nuevo usuario se une al equipo: Selecciona “Otorgar licencia automáticamente” para dar a un usuario una licencia tan pronto como se una a tu equipo, ya sea después de que lo hayas agregado como usuario o que haya llegado a través de bloqueo de dominio.
  • Cuando un usuario solicita una licencia: Selecciona “Otorgar licencia automáticamente” para dar a los usuarios una licencia cuando la soliciten.
  • Cuando no hay más licencias disponibles: Selecciona “Actualizar el equipo automáticamente a un tamaño mayor” para permitir que tu cuenta crezca de forma natural sin la necesidad de dirigirse a Lucidchart para cada aumento de licencia. Cuando esta función está activada, tus licencias aumentarán en incrementos de diez.
  • Permitir que los miembros no administradores inviten a nuevos usuarios al equipo: Selecciona una opción de esta lista para controlar si los miembros no administradores pueden invitar a nuevos usuarios a tu equipo. Al permitir que los miembros no administradores agreguen a nuevos usuarios, puedes asegurar que los miembros de tu equipo puedan compartir documentos con cualquier persona.

Personaliza el mensaje de solicitud de licencia de Lucidchart

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Si necesitas personalizar el proceso de solicitud de licencia, marca la casilla al lado de “Permitir mensaje personalizado”. Podrás entonces editar los siguientes campos:

  • Mensaje personalizado: Si deseas que los nuevos usuarios vean un mensaje personalizado, puedes escribir dicho mensaje aquí.
  • Etiqueta de botón de diálogo: Si deseas editar el texto en el botón de solicitud de licencia, puedes hacerlo aquí.
  • URL de botón de diálogo: Si deseas agregar un enlace http, https o mailto, puedes hacerlo aquí.

He aquí un ejemplo de un enlace mailto que puedes usar para completar automáticamente una solicitud de licencia en la aplicación de correo por defecto del usuario:

mailto:arick@lucidchart.com?subject=Solicitud de licencia Lucidchart&&cc=DanielK@lucidchart.com&body=Hola, Arick. Solicité una licencia para poder... (especifica tu caso de uso).

Mailto__1_.gif

Notificaciones

Si tu compañía es una organización grande y te preocupa recibir una gran cantidad de solicitudes de licencias en tu correo diariamente, puedes navegar a la pestaña "Notificaciones" y seleccionar "Recibir un único resumen semanal de solicitudes de licencias" en lugar de notificaciones instantáneas.

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Si tienes un Servicio de administración de claves (Key Management Service) habilitado para tu cuenta, haz clic en el mosaico del Servicio de administración de claves para controlar y administrar tus claves de cifrado.El servicio de administración de claves solo está disponible para las cuentas corporativas con más de 150 usuarios con licencia. Para informarte mejor sobre este servicio, consulta nuestra página informativa sobre el Servicio de administración de claves o  comunícate con nuestro equipo de ventas


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