Vinculación de diagramas Lucidchart a datos de hojas de cálculo

Con nuestras capacidades de asociación de datos, puedes vincular diagramas Lucidchart a datos almacenados en archivos CSV o en Google Sheets. Cuando realizas la vinculación a Google Sheets, los datos de tus figuras se actualizarán automáticamente con cualquier cambio que realices a tus datos en Sheets, permitiéndote visualizar tus procesos en tiempo real.

La función de vinculación de datos solo está disponible para las cuentas Professional, Team y Enterprise. Para actualizar tu cuenta, visita nuestra página de precios o comunícate con nuestro equipo de ventas.

  1. En un documento Lucidchart, haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda de tu pantalla y selecciona "Importar datos".

    file_import_data.png

    También puedes hacer clic en el icono de base de datos en el muelle en el lado derecho de tu pantalla y luego en el botón azul "Vincular datos" que aparece en la parte inferior.

    Screen_Shot_2017-07-07_at_3.44.02_PM.png

    La siguiente ventana deberá aparecer en la parte inferior de tu pantalla:

    Screen_Shot_2017-07-06_at_2.35.22_PM.png
  2. Si aún no has dado permiso a Lucidchart para acceder a tus documentos Google Sheets, aparecerá una ventana en la que se te pedirá que lo hagas. Haz clic en "Autenticar" y luego en "Permitir" en la siguiente ventana.

    ventana emergente
  3. Surgirá una ventana para preguntarte qué tipo de hoja de cálculo deseas importar. Si deseas vincular datos de Google Sheets, selecciona "Google Sheets". Si deseas importar un archivo CSV, selecciona "Archivo .csv" y luego haz clic en "Seleccionar archivo".

    Screen_Shot_2017-07-25_at_7.58.12_AM.png

    Serás dirigido a tu buscador. Selecciona el archivo CSV que deseas importar y haz clic en "Abrir".

    Screen_Shot_2017-07-25_at_7.58.25_AM.png

    Selecciona si deseas que la Fila 1 de tu hoja de cálculo sea tu fila de encabezado o sea una fila de datos marcando o desmarcando la casilla en la parte inferior (puedes cambiar esto en cualquier momento).

    Haz clic en "Importar". Si realizaste el vínculo a datos de un archivo CSV, ahora tus datos estarán vinculados a Lucidchart. Si estás vinculado a datos de Google Sheets, sigue los pasos a continuación.
  4. Selecciona la hoja de cálculo Google Sheet a la que deseas vincular tu documento Lucidchart.

    pick_which_sheet_to_link.png
  5. Selecciona cuál pestaña de tu documento seleccionado deseas vincular la hoja de cálculo y haz clic en "Importar".

    select_the_tab_of_the_sheet_to_import.png
¡Ahora tus datos están vinculados a Lucidchart! Tus datos importados aparecerán en la esquina inferior derecha de tu pantalla.

Nota: Tu conjunto de datos Lucidchart se actualizará periódicamente para mostrar los cambios realizados en Google Sheets. Si no ves los cambios de inmediato, haz clic en este botón para sincronizar.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Para administrar tus conjuntos de datos, haz clic en el triángulo invertido al lado del nombre de tu hoja de cálculo vinculada activa y aparecerá una lista de todas tus hojas de cálculo vinculadas.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.53.49_PM.png

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Puedes vincular fácilmente una nueva hoja de cálculo a tu documento haciendo clic en el botón “+ Conjunto de datos”.

Si deseas administrar un conjunto de datos que ya está vinculado, haz clic derecho en el nombre de la hoja de cálculo o haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor por encima. Aparecerá una ventana para invitarte a actualizar, remplazar o borrar el conjunto de datos. Si remplazas tu conjunto de datos con otro, los datos de tu figura y página se actualizarán automáticamente con los datos de la nueva hoja de cálculo.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.54.08_PM.png

Ahora que tu conjunto de datos está vinculado a tu documento, podrás asignar partes del mismo a figuras en Lucidchart. Hay tres formas diferentes en que lo puedes hacer.

Opción 1

  1. Arrastra una nueva figura sobre el lienzo O selecciona la figura preexistente en la cual deseas asignar los datos.
  2. Arrastra una fila o celda de tu conjunto de datos sobre la figura O sobre el panel de datos de la figura, el cual aparecerá sobre los datos de tu hoja de cálculo al seleccionar una figura. Los datos arrastrados se asignarán automáticamente a la figura.

    drag_sheet_data_onto_shape_or_into_panel.gif

Opción 2

  1. Arrastra una fila o una celda de tu conjunto de datos y suelta la figura de marcador de posición en cualquier parte del lienzo.
  2. Al liberar el cursor, aparecerá un menú desplegable que te permitirá escoger entre "Estándar", "Diagrama de flujo" o "Figuras". Selecciona la figura que desees y observa que los datos se muestran en su interior.

    drag_data_onto_canvas.gif

    Nota: Los corchetes azules que aparecen alrededor del texto cuando pasas el cursor sobre una figura indican que dicha figura contiene datos dinámicos.

Opción 3

  1. Selecciona la figura a la que deseas asignarle datos.
  2. Haz clic en el botón "+" en la esquina superior derecha del panel de datos de tu figura para agregar un nuevo campo de datos de figura.
  3. En la columna "Etiqueta", ingresa un título para el campo.
  4. En la columna "Valor", vincula el campo a una celda en tu conjunto de datos escribiendo "=" y luego la referencia a la celda, p.ej., "A2" o "B4." Pulsa la tecla "Intro" y se remplazará la referencia con el valor de la celda referenciada.

    manually_adding_a_reference.gif

Ahora tus datos deberán estar asociados a tu figura. Sabrás que los datos fueron asignados de forma exitosa a una figura si estos aparecen en el panel de datos de la figura al seleccionar dicha figura.

Después de asignar datos a una figura, puedes guardar la figura vinculada en tu biblioteca de figuras personalizadas haciendo clic derecho en la figura y luego seleccionando "Agregar a biblioteca de figuras personalizadas" en el menú que aparece. Si tienes más de una biblioteca guardada, podrás elegir a cuál agregar tu figura.

Screen_Shot_2017-07-06_at_2.59.43_PM.png

También puedes asignar datos a una página completa de tu documento. Para hacerlo, selecciona una fila o una celda y arrástrala al panel de datos.

assign_page_data.gif

Nota: Si creas una página nueva dentro de tu documento, los datos no se asignarán a esa página, a menos que repitas este proceso.

Después de que hayas asignado datos a una figura, podrás obtener dichos datos, haciendo que tu figura los muestre por medio del comando {{this.Label}}. Por ejemplo, si quisiera obtener la información en la celda A6 de mi conjunto de datos, escribiría {{this.Creature}} en la figura.

Mientras que {{this.Label}} genera el valor asociado a una etiqueta, {{this.Label.label}} genera la etiqueta. Así, mientras que {{this.Creature}} genera "Gato montés" {{this.Creature.label}} genera "Criatura".

data_wildcat_row.png call_data_not_yet_changed.png creature_wildcat.png

Para obtener datos que están asignados a una página de tu documento, usa los comandos {{page.Label}} o {{page.Label.label}}. Puedes escribir estas etiquetas en cualquier parte de tu página para hacer referencia a datos de página, incluidos aquellos dentro de figuras y cuadros de texto.

También puedes insertar una etiqueta o un valor como texto en una figura seleccionada haciendo clic en el icono "+T" que aparece al lado de una etiqueta o valor cuando pasas el cursor por encima en tu panel de datos de figura. Si haces clic en este icono cuando no está seleccionada una figura, aparecerá en tu lienzo un nuevo cuadro de texto con el texto correspondiente.

add_text_to_shape_or_to_canvas.gif

Nota: Como se mencionó anteriormente, los corchetes azules que aparecen alrededor del texto cuando pasas el cursor sobre una figura significan que dicha figura contiene datos dinámicos.

Puedes agrupar figuras vinculadas y asignar una nueva fila o celda de datos al grupo mientras sigues guardando datos individuales en cada figura. Para agrupar figuras, arrastra tu cursor por el lienzo para seleccionar las figuras que desees agrupar y luego haz clic derecho dentro del área seleccionada para mostrar un menú de opciones. Selecciona “Agrupar”.

Group_shapes.png

Para asignar datos a un grupo de figuras, haz clic en una de las figuras. Aparecerá un recuadro azul alrededor del grupo y tu panel de datos mostrará el encabezado “Datos del grupo seleccionado”. Arrastra una fila o celda de datos sobre el panel de datos y los datos arrastrados serán asignados al grupo.

Assign_data_to_a_group_of_shapes.gif

Para obtener datos de grupo de una figura, ingresa el comando {{parent.Label}} en la figura. Si tienes grupos de figuras en grupos mayores, puedes repetir el comando "central" tantas veces como necesites para hacer referencia a la parte superior de la cadena (p.ej. {{parent.parent.parent.label}}).

call_data_from_a_group_of_shapes.gif

Hay varias formas diferentes de copiar y pegar texto vinculado. Para reproducir una figura vinculada, selecciona la figura, cópiala y pégala de forma habitual (CTRL + C, CTRL + V). El mismo método de copiar y pegar reproducirá la sintaxis {{ del texto vinculado seleccionado. Sin embargo, si deseas reproducir la versión aplanada del texto vinculado, cópialo vía CTRL + C y luego pégalo sin formato (CTRL + SHIFT + V). Consulta la siguiente imagen para ver una pantalla de estas opciones.

copy_and_paste_linked_text.png

Para editar la etiqueta o el valor de datos en tu panel de datos, simplemente haz clic en el texto y escribe encima.

edit_shape_data_text.png

Para agregar un nuevo campo o borrar o mover uno existente, haz clic derecho en una etiqueta o valor o haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor por encima. Selecciona tu acción deseada de la ventana que aparece.

shape_data_options__Top_.png

Si intentas agregar datos a una figura o página que ya tiene datos con los mismos nombres de etiquetas, aparecerá un diálogo en tu pantalla para preguntarte si deseas remplazar los datos existentes con los nuevos datos o mantener ambos conjuntos de datos asignados a la figura o página. Si eliges la segunda opción, los nombres de etiquetas de los nuevos datos se agregarán individualmente con un “2”.

keep_or_replace.png

Si agregas color de relleno a una celda, columna o fila de datos en tu hoja de cálculo Google Sheet vinculada, el color se mostrará automáticamente en tu conjunto de datos así como en el panel de datos de Lucidchart. Si no ves el color de inmediato, haz clic en el botón de actualizar para sincronizar.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.06_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.21_PM.png

Para mostrar el color de relleno asociado a una porción de tus datos en el lienzo, haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor sobre una etiqueta o cuadro de valor en el panel de datos. Desplázate hacia la parte inferior del menú desplegable que aparece y haz clic en "Aplicar color de relleno importado". Tu color de relleno deberá aparecer en la figura seleccionada o en el fondo de tu lienzo si estás trabajando con datos de página.

add_color_to_shape.gif

Cuando compartes con otros usuarios Lucidchart un diagrama vinculado, ellos tendrán acceso a la hoja de cálculo vinculada. Puedes evitar que tengan acceso borrando la hoja de cálculo vinculada de tu documento antes de compartirlo, siguiendo los pasos anteriores, bajo el encabezado "Administrar hojas de cálculo vinculadas". Cuando lo hagas, se conservarán los valores de datos y el texto insertado.

Para exportar tus datos vinculados como archivo CSV, ve a “Archivo” y luego haz clic en “Descargar como”.

file_download_as.png

En la ventana emergente que aparece, selecciona “CSV de datos de figura” como tu formato y luego haz clic en “Descargar”. Los datos exportados incluirán el nombre de la figura, la biblioteca de figuras, los campos de texto y los datos.

download_CSV.png