Vinculación de diagramas Lucidchart a datos de hojas de cálculo

Con nuestras capacidades de asociación de datos, puedes vincular diagramas Lucidchart a datos en vivo ubicados en Google Sheets. Los datos de tus figuras se actualizarán automáticamente con cualquier cambio que realices en tus documentos Google Sheets, permitiéndote visualizar tus procesos en tiempo real.

La función de vinculación de datos solo está disponible para las cuentas Professional, Team y Enterprise. Para actualizar tu cuenta, visita nuestra página de precios o comunícate con nuestro equipo de ventas.

  1. Within a Lucidchart document, click File > Import Data > Data Linking (Sheets, Excel, CSV). 

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.36.51_PM.png 

    You can also click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.31.21_PM.png in the dock on the bottom right of the canvas, and then click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.34.06_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.35.32_PM.png

  2. Si aún no has dado permiso a Lucidchart para acceder a tus documentos Google Sheets, aparecerá una ventana en la que se te pedirá que lo hagas. Haz clic en "Autenticar" y luego en "Permitir" en la siguiente ventana.

    Screen_Shot_2017-11-06_at_11.50.47_AM.png

  3. A window will pop up asking you what kind of spreadsheet you want to import. Select your desired spreadsheet type, and click Screen_Shot_2018-04-17_at_4.59.46_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_4.58.48_PM.png

    .
  4. Select the file that you would like to link to your Lucidchart document.

    pick_which_sheet_to_link.png

  5. Select which sheets from your selected document you want to link and click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.09_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.01.10_PM.png

  6. Identify which row in your data set is the header row, or select "My data set doesn't contain a header row." You can identify a header row at any time after importing your data. Click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.09_PM.png

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.05.01_PM.png

  7. Identify which column in your data set contains unique information. This column will serve as your reference key (see the reference key section below for more information). You can also select "My data set doesn't contain reference keys." You can change this at any time. Click Screen_Shot_2018-04-17_at_5.18.17_PM.png.

    Screen_Shot_2018-04-17_at_5.16.51_PM.png

¡Ahora tus datos están vinculados a Lucidchart! Tus datos importados aparecerán en la esquina inferior derecha de tu pantalla.

Nota: Tu conjunto de datos Lucidchart se actualizará periódicamente para mostrar los cambios realizados en Google Sheets. Si no ves los cambios de inmediato, haz clic en este botón para sincronizar.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Para administrar tus conjuntos de datos, haz clic en el triángulo invertido al lado del nombre de tu hoja de cálculo vinculada activa y aparecerá una lista de todas tus hojas de cálculo vinculadas.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.53.49_PM.png

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.53.57_PM.png

Puedes vincular fácilmente una nueva hoja de cálculo a tu documento haciendo clic en el botón “+ Conjunto de datos”.

Si deseas administrar un conjunto de datos que ya está vinculado, haz clic derecho en el nombre de la hoja de cálculo o haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor por encima. Aparecerá una ventana invitándote a actualizar, reemplazar o borrar el conjunto de datos. Si reemplazas tu conjunto de datos con otro, los datos de tu figura y página se actualizarán automáticamente con los datos de la nueva hoja de cálculo.

Screen_Shot_2017-07-07_at_3.54.08_PM.png

Ahora que tu conjunto de datos está vinculado a tu documento, podrás asignar partes del mismo a figuras en Lucidchart. Hay tres formas diferentes en que lo puedes hacer.

Opción 1

  1. Arrastra una nueva figura sobre el lienzo O selecciona la figura preexistente en la cual deseas asignar los datos.
  2. Arrastra una fila o celda de tu conjunto de datos sobre la figura O sobre el panel de datos de la figura, el cual aparecerá sobre los datos de tu hoja de cálculo al seleccionar una figura. Los datos arrastrados se asignarán automáticamente a la figura.

    drag_sheet_data_onto_shape_or_into_panel.gif

Opción 2

  1. Arrastra una fila o una celda de tu conjunto de datos y suelta la figura de marcador de posición en cualquier parte del lienzo.
  2. Al liberar el cursor, aparecerá un menú desplegable que te permitirá escoger entre "Estándar", "Diagrama de flujo" o "Figuras". Selecciona la figura que desees y observa que los datos se muestran en su interior.

    drag_data_onto_canvas.gif

    Nota: Los corchetes azules que aparecen alrededor del texto cuando pasas el cursor sobre una figura indican que dicha figura contiene datos dinámicos.

Opción 3

  1. Selecciona la figura a la que deseas asignarle datos.
  2. Haz clic en el botón "+" en la esquina superior derecha del panel de datos de tu figura para agregar un nuevo campo de datos de figura.
  3. En la columna "Etiqueta", ingresa un título para el campo.
  4. En la columna "Valor", vincula el campo a una celda en tu conjunto de datos escribiendo "=" y luego la referencia a la celda, p.ej., "A2" o "B4." Pulsa la tecla "Intro" y se reemplazará la referencia con el valor de la celda referenciada.

    manually_adding_a_reference.gif

Ahora tus datos deberán estar asociados a tu figura. Sabrás que los datos fueron asignados de forma exitosa a una figura si estos aparecen en el panel de datos de la figura al seleccionar dicha figura.

Después de asignar datos a una figura, puedes guardar la figura vinculada en tu biblioteca de figuras personalizadas haciendo clic derecho en la figura y luego seleccionando "Agregar a biblioteca de figuras personalizadas" en el menú que aparece. Si tienes más de una biblioteca guardada, podrás elegir a cuál agregar tu figura.

Screen_Shot_2017-07-06_at_2.59.43_PM.png

También puedes asignar datos a una página completa de tu documento. Para hacerlo, selecciona una fila o una celda y arrástrala al panel de datos.

assign_page_data.gif

Nota: Si creas una página nueva dentro de tu documento, los datos no se asignarán a esa página, a menos que repitas este proceso.

Después de que hayas asignado datos a una figura, podrás obtener dichos datos, haciendo que tu figura los muestre por medio del comando {{this.Label}}. Por ejemplo, si quisiera obtener la información en la celda A6 de mi conjunto de datos, escribiría {{this.Creature}} en la figura.

Mientras que {{this.Label}} genera el valor asociado a una etiqueta, {{this.Label.label}} genera la etiqueta. Así, mientras que {{this.Creature}} genera "Gato montés" {{this.Creature.label}} genera "Criatura".

data_wildcat_row.png call_data_not_yet_changed.png creature_wildcat.png

Para obtener datos que están asignados a una página de tu documento, usa los comandos {{page.Label}} o {{page.Label.label}}. Puedes escribir estas etiquetas en cualquier parte de tu página para hacer referencia a datos de página, incluidos aquellos dentro de figuras y cuadros de texto.

También puedes insertar una etiqueta o un valor como texto en una figura seleccionada haciendo clic en el icono "+T" que aparece al lado de una etiqueta o valor cuando pasas el cursor por encima en tu panel de datos de figura. Si haces clic en este icono cuando no está seleccionada una figura, aparecerá en tu lienzo un nuevo cuadro de texto con el texto correspondiente.

add_text_to_shape_or_to_canvas.gif

Nota: Como se mencionó anteriormente, los corchetes azules que aparecen alrededor del texto cuando pasas el cursor sobre una figura significan que dicha figura contiene datos dinámicos.

Para editar la etiqueta o el valor de datos en tu panel de datos, simplemente haz clic en el texto y escribe encima.

edit_shape_data_text.png

Para agregar un nuevo campo o borrar o mover uno existente, haz clic derecho en una etiqueta o valor o haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor por encima. Selecciona tu acción deseada en la ventana que aparece.

shape_data_options__Top_.png

Si intentas agregar datos a una figura o página que ya tiene datos con los mismos nombres de etiquetas, aparecerá un diálogo en tu pantalla para preguntarte si deseas reemplazar los datos existentes con los nuevos datos o mantener ambos conjuntos de datos asignados a la figura o página. Si eliges la segunda opción, los nombres de etiquetas de los nuevos datos se agregarán individualmente con un “2”.

keep_or_replace.png

Si agregas color de relleno a una celda, columna o fila de datos en tu hoja de cálculo Google Sheet vinculada, el color se mostrará automáticamente en tu conjunto de datos así como en el panel de datos de Lucidchart. Si no ves el color de inmediato, haz clic en el botón de actualizar para sincronizar.Screen_Shot_2017-01-18_at_2.00.05_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.06_PM.png

Screen_Shot_2017-07-06_at_3.47.21_PM.png

Para mostrar el color de relleno asociado a una porción de tus datos en el lienzo, haz clic en los tres puntos que aparecen cuando pasas el cursor sobre una etiqueta o cuadro de valor en el panel de datos. Desplázate hacia la parte inferior del menú desplegable que aparece y haz clic en "Aplicar color de relleno importado". Tu color de relleno deberá aparecer en la figura seleccionada o en el fondo de tu lienzo si estás trabajando con datos de página.

add_color_to_shape.gif

Cuando compartes con otros usuarios Lucidchart un diagrama vinculado, ellos tendrán acceso a la hoja de cálculo vinculada. Puedes evitar que tengan acceso borrando la hoja de cálculo vinculada de tu documento antes de compartirlo, siguiendo los pasos anteriores, bajo el encabezado "Administrar hojas de cálculo vinculadas". Cuando lo hagas, se conservarán los valores de datos y el texto insertado.

Para exportar tus datos vinculados como archivo CSV, ve a “Archivo” y luego haz clic en “Descargar como”.

file_download_as.png

En la ventana emergente que aparece, selecciona “CSV de datos de figura” como tu formato y luego haz clic en “Descargar”. Los datos exportados incluirán el nombre de la figura, la biblioteca de figuras, los campos de texto y los datos.

download_CSV.png

Una vez que tus datos se hayan vinculado con el diagrama, sigue estos pasos para crear gráficos a partir de tus datos vinculados.

  1. Abre el panel de datos y haz clic en el icono de gráfico.

    graph_icon.png
  2. En la ventana emergente, escribe el título de tu gráfico y, luego, selecciona el tipo de gráfico deseado. Actualmente ofrecemos gráficos de líneas y gráficos de barras verticales (gráficos de columnas).

    customize_graph_info.png
  3. En la sección "Rango de valores", introduce el rango en el que aparecen tus datos. Por ejemplo, si tuvieras los siguientes datos y quisieras crear un gráfico de barras que indique la demanda de cada tienda, deberías ingresar el rango B2:C4.

    example_data_sheet.png

    Cuando termines de introducir tu rango de datos, haz clic en "Siguiente".
  4. En la siguiente página de diálogo, se te pedirá que elijas las columnas o filas en las que deseas que aparezcan tus etiquetas de eje X e Y. En el ejemplo que se muestra a continuación, para mostrar los nombres de las tiendas en el eje X deberías elegir la Columna A para las etiquetas de eje X. Si deseas mostrar "A" y "B" como tus etiquetas de leyenda o etiquetas de eje Y para cada barra, deberías elegir la Fila "1".

    choose_labels_for_your_graph.png

    Agrega subtítulos a tus ejes (si lo deseas) y haz clic en "Siguiente".
  5. En la última página del cuadro de diálogo, se te permitirá ajustar la escala de los ejes y el esquema de color.

    add_scale_and_color_to_your_graph.png

    Seleccionaremos automáticamente la escala para tu eje Y que mejor se ajuste a tus datos. Sin embargo, si deseas usar una escala específica (por ejemplo, 0 a 100), puedes introducirla aquí.

    Puedes elegir entre tres temas de colores:

    graph_color_options.png

    Una vez que hayas seleccionado el tema de color para tus líneas/barras, puedes elegir el color primario. Este será el color de la primera línea o barra de tu gráfico.

  6. Haz clic en "Finalizar" y crearemos un gráfico para ti.

    Este gráfico se comporta igual que cualquier otra figura de Lucidchart. Puedes girarlo, cambiar el color de fondo, modificar la transparencia, etc. Además, cualquier cambio realizado en tus datos adjuntos se reflejará automáticamente en el gráfico.
Reference Keys

With reference keys in Lucidchart, you can select a row of your data to function as a unique identifier for the contents of that row. Reference keys allow Lucidchart to keep track of your data even after you make structural changes to it, for instance, if you remove, add, or reorder rows.

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.07.35_PM.png

When you import your data into Lucidchart, you will be prompted to select a column of data to serve as the reference key column. You can opt out of selecting one, but please keep in mind that doing so will prevent Lucidchart from keeping track of your data rows if you move them around in your data set.

Screen_Shot_2018-04-17_at_5.16.51_PM.png

After you import your data, your reference key column will be highlighted in grey in your data set.

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.42.26_PM.png

At any time, you can make a new column your reference key column by right-clicking on the header cell and selecting “make reference key column.” Similarly, you can remove the reference key label by right-clicking on the header cell of your current reference key column and selecting “remove reference key.”

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.14.55_PM.png

When you populate a shape or other aspect of your diagram with a row containing a reference key, that shape will remain tied to the data in that row even if you rearrange the rows of your data set. The reference key data will appear at the top of the data panel.

For instance, if I identify the “Name” column as my reference key column and drag out the “Murphy” row onto a blue rectangle, my data panel will look like this:

Screen_Shot_2018-04-17_at_6.45.06_PM.png

The blue rectangle is tied to “Murphy” and all other cells in that row. If I sort my data or add or delete rows, the blue rectangle will remain tied to “Murphy,” “Doggo,” “Flying,” etc.

If I had not selected a reference key, my data would be tied to a row number instead. The blue rectangle would be tied to row 3 and all other cells in that row. If I were to add, delete, or reorder columns, "Murphy," “Doggo," and “Flying” would remain in row 1 and therefore stay tied to the blue rectangle. However, if I were to add, delete, or reorder rows, the data in row 1 may change, causing the blue rectangle to lose its tie to the “Murphy” row.

Custom Data

If you do not have a data set to link to your diagram, you can create custom data fields directly in the data panel and link that data to shapes or other parts of your diagram. To create custom data fields, select a part of your diagram and click Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.00_PM.png or Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png in the top right of the data panel. Fill out the custom fields, and click Screen_Shot_2018-04-17_at_7.01.06_PM.png for each new field you would like to add. Your custom data will look something like this:

Screen_Shot_2018-04-17_at_7.04.16_PM.png

When you tie custom data to a part of your diagram, Lucidchart will identify that data via its location formula. This means that each field of data is associated with a specific location in your data set (row, column). If you make any structural changes to your data set, by reordering, adding, or deleting rows OR columns, the linked parts of your diagram would not retain their associations.


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